Gestion des Actifs Numériques : Tout Ce Que Vous Devez Savoir
Vous souhaitez tout savoir sur la gestion des actifs numériques ? Vous êtes au bon endroit. Nous avons tout ce qu'il faut savoir sur la gestion des actifs numériques ici même.
Peut-être que vos fichiers sont fragmentés, vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin ? Vous craignez que le patrimoine de votre organisation ne disparaisse dans l'éther numérique. Ou peut-être a-t-on chargé de recueillir plus d'informations sur les solutions possibles pour sécuriser les archives numériques de votre entreprise ?
Quoi qu'il en soit, dans les sections ci-dessous, nous expliquerons pourquoi une plateforme DAM est la réponse à vos problèmes.
Lisez la suite pour découvrir un 'nouveau monde audacieux' où la gestion des actifs numériques peut vous faire économiser de l'argent, préserver le patrimoine de votre organisation et libérer la valeur d'une ressource numérique précieuse, mais souvent négligée.
Questions et Sujets Courants :
- Qu'est-ce que la Gestion des Actifs Numériques (DAM) ?
- Quels sont les Actifs Numériques dans un Système DAM ?
- Pourquoi la Gestion des Actifs Numériques est-elle Importante ?
- Comment un Système DAM Organise-t-il les Actifs Numériques ?
- Quels Sont les Outils de Gestion des Actifs Numériques ?
- Quelle est la Sécurité d'un Système de Gestion des Actifs Numériques ?
- La Gestion des Actifs Numériques Utilise-t-elle l'IA ?
- Qu'est-ce que la Gestion des Actifs Médias (MAM) ?
- Gestion des Actifs Numériques VS. Gestion des Actifs Médias
- Quelle est la Différence entre les Plateformes DAM, CMS et CRM ?
- Que Chercher dans un Système de Gestion des Actifs Numériques ?
- Métiers de la Gestion des Actifs Numériques : Que Fait un Responsable DAM ?
- Comment Migrer les Actifs Existants dans un Système DAM ?
- Qui a Besoin d'un Système de Gestion des Actifs Numériques ?
- Gestion des Actifs Numériques pour les Organisations à But Non Lucratif
- Gestion des Actifs Numériques pour les Petites Entreprises
- Gestion des Actifs Numériques pour les Photographes et les Agences de Photographie
- Gestion des Actifs Numériques pour les Musées
Qu'est-ce que la Gestion des Actifs Numériques (DAM) ?
La gestion des actifs numériques (DAM) est un terme utilisé pour décrire un système conçu pour mettre de l'ordre dans le chaos de vos archives numériques. C'est un terme technique pour le processus d'organisation des fichiers à l'aide de logiciels DAM afin qu'ils soient sûrs, centralisés, accessibles, gérables et faciles à trouver.
Ça semble simple, non ? Alors, pourquoi tout ce remue-ménage ?
Bien que ces caractéristiques fondamentales de la gestion des actifs numériques soient universelles, la gestion des actifs numériques représente en réalité un festin mobile de fonctionnalités qui soulage le poids de la gestion des médias et des actifs numériques, tout en libérant la valeur de vos archives.
Comme son nom l'indique, la gestion des actifs numériques est née du tumulte de la révolution numérique qui a vu un tsunami de contenu envahir nos vies, encombrant nos disques durs et encombrant nos bureaux informatiques.
La révolution numérique a apporté d'énormes opportunités, mais elle a également créé des défis énormes ; l'un de ces défis était la gestion d'un océan de données en constante expansion. Entre en jeu la gestion des actifs numériques.
Comme presque tout, la gestion des actifs numériques a évolué avec le temps. À mesure que la technologie a progressé et que les besoins ont changé, la gestion des actifs numériques a dû répondre ; incitant des entreprises comme la nôtre à mettre en œuvre de nouvelles solutions, à effectuer des mises à jour constantes de nos systèmes et à élargir nos capacités chaque année.
Les solutions de gestion des actifs numériques (DAM) visent à apporter efficacité, fiabilité et sécurité au problème de la gestion des archives numériques. En fin de compte, il s'agit de trouver les bons outils pour vous aider à gérer vos actifs médiatiques numériques (fichiers numériques), afin de garantir que votre organisation ait le contrôle de ses archives numériques.
En savoir plus sur comment la gestion des actifs numériques sauve le monde, une image à la fois
Quels Sont les Actifs Numériques dans un Système DAM ?
Cela semble un peu étrange, non ? Un système de gestion des actifs numériques (DAM) ressemble plus à un outil financier qu'à quelque chose que vous pouvez utiliser pour organiser des fichiers.
Alors, commençons par le mot 'actifs'.
Dans l'univers DAM, les 'actifs' ne sont pas des biens ou des portefeuilles d'investissement ; ce sont la masse de fichiers qui envahit nos vies. Ceux que nous trouvons nichés dans chaque recoin numérique de nos disques durs, serveurs et ordinateurs.
Pour un système DAM, les actifs numériques ne sont que des fichiers, tout simplement. Et quand nous disons fichiers, nous voulons dire presque tout type de fichier numérique, peu importe le type ou l'extension.
Vous remarquerez peut-être que différents fournisseurs de services DAM mettent plus l'accent sur le support d'un type de fichier plutôt qu'un autre. Cependant, la majorité des fournisseurs supportent tous les types de fichiers. Connaître les types d'actifs numériques que votre équipe utilise le plus peut vous aider à choisir un fournisseur DAM qui se spécialise dans ce type de fichier (actif numérique).
Chez LightRocket Enterprise, bien que notre expérience soit enracinée dans l'univers des médias, nous aimons souligner que notre système gérera tout type de fichier (actif numérique) que vous souhaitez nous confier.
Cela étant dit, nous reconnaissons que différents types de fichiers nécessitent parfois des traitements différents. Par exemple, les fichiers vidéo nécessitent l'ajout de champs de métadonnées spécifiques (comme les listes de plans). Les PDF bénéficient également d'un traitement spécial. Nous identifions les PDF lors de leur téléchargement et les scannons en utilisant la technologie de reconnaissance de texte (OCR), afin que vous puissiez effectuer des recherches par mots-clés et extraire facilement le PDF dont vous avez besoin de vos archives.
Pourquoi la Gestion des Actifs Numériques est-elle Importante
Par où commencer. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles la gestion des actifs numériques devrait être une partie intégrante de la stratégie numérique de toute organisation, mais voici deux des principales :
1. Préservation, conservation et identité
Les raisons principales de la gestion des actifs numériques sont liées à la préservation, à la conservation et à l'identité. Une plateforme de gestion des actifs numériques sert de coffre-fort historique, un endroit sûr pour les 'bijoux de la couronne' numériques du passé et du présent de votre organisation.
Mais pourquoi est-ce si important ?
La réponse simple est que construire une identité forte nécessite une compréhension de votre parcours jusqu'au présent - un parcours qui laisse derrière lui une traînée de miettes numériques qui doivent être protégées et organisées.
Une compréhension et un respect du passé peuvent servir de fondation pour tracer un cap vers l'avenir. Et nous regardons tous vers l'avenir, non ?
Tout cela pour dire que la gestion des actifs numériques est importante car elle préserve non seulement le passé mais le rend accessible de manière facile, économisant du temps et pertinente.
Un système de gestion des actifs numériques fiable offre également sécurité et tranquillité d'esprit. Des archives fragmentées, éparpillées et chaotiques sont une recette pour l'anxiété. Où sont passés ces fichiers ? Où sont-ils stockés ? Ont-ils disparu lorsque ce disque dur a échoué ? Comment vais-je trouver cette image que je sais exister quelque part ?
2. Garder vos fichiers dans un endroit sûr ne suffit pas
La gestion des actifs numériques est également essentielle car simplement garder vos fichiers dans un endroit sûr ne suffit pas. Pour libérer la valeur d'une archive, vous devez organiser vos fichiers et les placer dans un système avec une puissante fonctionnalité de classification et de recherche, afin de pouvoir récupérer avec précision le fichier dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
En réalité, il y a tellement de raisons pour lesquelles la gestion des actifs numériques est importante que nous ne pouvons pas toutes les énumérer ici. Un coup d'œil à notre liste de fonctionnalités vous donnera un aperçu de la valeur qu'un bon système DAM peut offrir.
Gestion des formulaires de consentement et confidentialité, contrôle d'accès, rationalisation des flux de travail et gestion des groupes d'utilisateurs, facilitation de la collaboration entre parties prenantes diverses, intégration avec des plateformes externes et l'architecture en ligne existante - ce sont tous des aspects de la gestion des actifs numériques, et toutes des forces que vous devriez rechercher lors du choix d'un fournisseur DAM.
Ces fonctionnalités font de l'adoption d'un système de gestion des actifs numériques un investissement sage et nécessaire pour toute organisation souhaitant reprendre le contrôle de, et libérer la valeur de, ses archives médiatiques numériques.
Comment un Système DAM Organise-t-il les Actifs Numériques ?
Il y a plusieurs façons de casser un œuf, dit le proverbe. Il en va de même pour la gestion des actifs numériques. Avant d'entrer dans les détails, examinons certains principes fondamentaux concernant la manière dont un système DAM organise les actifs numériques.
Les deux piliers de l'organisation des actifs numériques sont : la structure et l'indexation.
1. Structure
Tous les systèmes efficaces nécessitent une structure logique. Les meilleurs systèmes DAM sont conçus pour vous aider à structurer vos données.
Les structures organisationnelles les plus simples sont hiérarchiques, ce qui signifie que vos données peuvent être stockées dans des dossiers avec des sous-dossiers et des sous-sous-dossiers, et ainsi de suite.
Par exemple, vous pourriez avoir une collection de fichiers liés à la santé placés dans un dossier appelé « Santé ». Ce dossier pourrait avoir un sous-dossier appelé « Maladies » qui contiendrait à son tour des sous-sous-dossiers contenant des fichiers relatifs à des maladies spécifiques.
Vous voudrez choisir un fournisseur DAM dont la plateforme facilite la création de structures de classification logiques de manière facile et intuitive.
Les structures de dossiers sur LightRocket Enterprise reflètent le comportement des dossiers et fichiers de votre bureau, vous permettant de créer, supprimer, renommer et déplacer des dossiers en quelques clics.
La structure ne vous mènera que jusqu'à un certain point. Si vous voulez pouvoir trouver le fichier exact dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, le marquage (indexation) est votre meilleur allié.
2. Indexation ou marquage
La plupart des systèmes DAM proposeront du marquage et/ou du marquage par IA. Le marquage des images est la méthode la plus populaire utilisée par un système DAM pour organiser les fichiers numériques. Le marquage des images permet aux utilisateurs d'ajouter des détails spécifiques aux fichiers qui seront utilisés par la fonction de recherche pour aider à retrouver les fichiers ultérieurement.
Pour aider à un marquage précis, chez LightRocket Enterprise, nous avons développé notre propre thésaurus propriétaire. Cet outil est conçu pour améliorer et accélérer le processus de marquage en fournissant une base de données structurée de 40 000 termes. Ceux-ci sont liés à des synonymes et à des formes alternatives des mêmes termes, ce qui permet aux utilisateurs d'ajouter rapidement des balises pertinentes à des lots d'images - également connu sous le nom de marquage par lots.
Découvrez comment vous pouvez accélérer vos mots-clés avec le thésaurus propriétaire de LightRocket
Vous avez peut-être vu de nombreux fournisseurs de DAM parler du marquage par IA. Bien que l'IA puisse simplifier de nombreuses tâches monotones, ce n'est peut-être pas toujours votre meilleure option en matière de marquage. La raison en est simplement que l'IA ne comprend pas entièrement le contexte. Cela signifie que, bien que l'IA puisse appliquer des balises en fonction des éléments qu'elle peut identifier dans une image, elle ne pourra pas appliquer de balises basées sur des symboles, ni identifier la signification ou le contexte.
Par exemple, si elle analyse une image de deux enfants se tenant par la main, l'IA pourrait appliquer les balises « mains », « enfants », mais elle ne pourra probablement pas appliquer les balises « amitié », « connexion » ou « soutien » car ces symboles sont des éléments que, pour l'instant, seuls les humains comprennent. Elle ne connaît pas non plus la relation entre les deux enfants - sont-ils juste amis ou sont-ils frères et sœurs ? Elle ne peut pas détecter leur âge, et ainsi de suite.
Lisez-en plus sur l'IA et la gestion des actifs numériques
Quels Sont les Outils de Gestion des Actifs Numériques ?
La gestion des actifs numériques consiste essentiellement à apporter de l'ordre dans des archives chaotiques. Ce faisant, un système DAM vous permet de libérer la vraie valeur de vos ressources numériques.
L'outil le plus important pour atteindre cet objectif d'organisation est le système de gestion des actifs numériques lui-même ; souvent simplement appelé « DAM ».
Dans le cadre d'un DAM, il existe de nombreux outils spécialisés à votre disposition. Ceux-ci incluent des fonctionnalités pour ajouter et modifier des métadonnées, marquer, contrôler l'accès, gérer les formulaires de consentement, et bien plus encore.
En surface, il peut sembler que tous (ou la plupart) des fournisseurs de systèmes DAM offrent des outils similaires. Et pourtant, sous la surface, il y a des différences subtiles et importantes.
Comme investir dans un système DAM est généralement une décision à long terme, nous recommandons d'obtenir des informations détaillées non seulement sur les types d'outils (ou fonctionnalités) proposés par chaque fournisseur, mais aussi sur la manière dont ceux-ci répondront à vos besoins spécifiques.
Naturellement, vous voudrez trouver un fournisseur offrant des fonctionnalités qui seront bénéfiques pour vous et votre organisation. Vous voudrez également vous renseigner sur la fréquence des mises à jour du système. Étant donné que la technologie logicielle évolue constamment, les meilleurs fournisseurs seront engagés à rester à la pointe ; développer et mettre en œuvre des mises à jour de fonctionnalités régulièrement.
Chez LightRocket Enterprise, nous avons examiné des fonctionnalités essentielles telles que la modification des métadonnées et travaillé à l'amélioration de leur fonctionnement, en mettant en œuvre des innovations conçues pour gagner du temps et améliorer l'efficacité.
Par exemple, nous avons ajouté un champ de description supplémentaire unique, permettant aux utilisateurs d'écrire un paragraphe général qui peut être appliqué à un lot de fichiers avant d'ajouter des informations spécifiques pertinentes à chaque actif individuel. Le système permet également de modifier ces champs en utilisant 'ajouter' et 'remplacer', garantissant que les données précieuses ne sont pas écrasées.
Vous voudrez également prêter attention aux intégrations. Avec quelles autres plateformes votre système DAM prospectif peut-il s'intégrer - y a-t-il des intégrations que vous ne voyez pas et dont vous aurez probablement besoin ? Y a-t-il beaucoup d'intégrations que vous n'utiliserez jamais ? Par exemple, être capable d'intégrer directement des images de votre système DAM aux plateformes de médias sociaux peut être essentiel pour vous, si c'est le cas, c'est une intégration que vous voudrez vous assurer d'avoir.
La capacité d'intégrer d'autres plateformes et d'adopter les nouvelles technologies de l'IA deviennent des outils essentiels dans l'univers de la gestion des actifs numériques.
Lisez-en plus sur comment l'innovation et le service sont les deux ingrédients essentiels pour un système DAM à l'épreuve du futur.
Quelle Est la Sécurité d'un Système DAM ?
C'est la question à laquelle tout le monde veut une réponse rassurante. Nos actifs seront-ils en sécurité ? Quels sont les risques du stockage en nuage ? Un système DAM protégera-t-il mes données sensibles ?
La réponse honnête est que le risque zéro n'existe pas. La sécurité consiste à comprendre les risques auxquels vous êtes exposé, à reconnaître que les menaces de sécurité évoluent continuellement, puis à élaborer une stratégie pour garantir que vos risques soient réduits au minimum absolu.
La plupart des fournisseurs de systèmes DAM utilisent désormais Amazon Web Services (AWS) qui est conçu pour offrir une durabilité de onze neuf, ce qui signifie que pour chaque dix millions d'objets stockés, on peut s'attendre à une perte moyenne d'un seul objet tous les 10 000 ans, ce qui est plutôt bon ! AWS est considéré comme la 'référence en matière de' stockage en nuage sécurisé.
Bien sûr, savoir qu'Amazon est le 'top du top' en matière de durabilité de leurs serveurs ne rend pas leurs serveurs immunisés contre un scénario catastrophe. En conséquence, il est également important que votre fournisseur DAM crée des snapshots réguliers des disques et des sauvegardes de bases de données.
Utiliser AWS n'est pas le seul facteur qui impacte la sécurité de vos actifs numériques, bien que ce soit un facteur important. Avoir une équipe de sécurité dédiée est également une partie essentielle du service de tout bon fournisseur de DAM. Tout comme leur historique en matière de perte de données.
La sécurité en ligne est bien plus que simplement garder les fichiers en sécurité dans le cloud. La sécurité concerne la confidentialité, la défense contre les hackers malintentionnés et la protection des réseaux. Au-delà des aspects techniques de la protection des serveurs, la sécurité concerne également le besoin simple de tranquillité d'esprit.
LightRocket Enterprise est actif dans tous les domaines de la sécurité, gardant les actifs et les systèmes de nos clients aussi sûrs que possible. Nous comprenons que la sécurisation de nos systèmes et des archives numériques de nos clients est un défi constant, c'est pourquoi nous avons notre propre unité de sécurité dédiée. C'est aussi pourquoi nous n'avons jamais perdu de données.
Découvrez-en plus sur le monde en constante évolution de la sécurité dans la gestion des actifs numériques.
La Gestion des Actifs Numériques Utilise-t-elle l'IA ?
L'avènement de l'intelligence artificielle (IA) marque le début d'une nouvelle ère. L'IA a déjà radicalement changé nos vies de nombreuses façons, et elle continuera à le faire.
Mais qu'est-ce que cela signifie pour la gestion des actifs numériques ?
Soyons clairs, la plupart de la gestion des actifs numériques concerne la préservation des actifs existants. Ces actifs doivent rester inchangés pour être considérés comme des preuves factuelles du passé. Leur intégrité et leur valeur en tant qu'artefacts numériques (points de référence uniques et crédibles dans le temps) doivent être considérées comme sacrées.
Au-delà de ces actifs numériques existants, cependant, de nombreux nouveaux fichiers seront générés par l'IA (images, musique, vidéo, etc.). Ceux-ci affluent déjà dans la cybersphère, ajoutant au volume de données sur nos ordinateurs et disques durs. Mais les défis liés à la gestion des actifs numériques - l'organisation des fichiers dans une base de données centralisée sécurisée à laquelle l'accès est contrôlé - restent largement inchangés.
L'IA représente néanmoins des opportunités significatives pour la gestion des actifs numériques. Chez LightRocket Enterprise, nous utilisons déjà les puissantes capacités de recherche visuelle de l'IA, en utilisant l'IA pour analyser les images et générer des balises appropriées. Cependant, bien que l'IA fonctionne bien pour marquer les attributs physiques dans les images et les vidéos, elle manque encore de compréhension des messages symboliques que ces fichiers visuels peuvent véhiculer. Pour l'instant, cela reste une capacité exclusivement humaine. Nous voyons l'IA comme un moyen d'améliorer les recherches visuelles tout en n'offrant pas encore de remplacement fiable pour les balises ajoutées par les humains.
L'IA est également utile pour la reconnaissance faciale. Dans le monde des DAM, la reconnaissance faciale pilotée par l'IA peut être intégrée dans les flux de travail de gestion des actifs numériques. Cela peut aider à organiser les fichiers visuels en fonction des personnes qui y apparaissent. Par exemple, une fois les fichiers marqués avec un certain visage, la fonction de recherche peut ensuite récupérer tous les fichiers contenant le même visage.
Lisez-en plus sur l'IA et la gestion des actifs numériques
Qu'est-ce que la Gestion des Actifs Média (MAM) ?
La Gestion des Actifs Média (MAM) fait référence aux logiciels et aux processus utilisés pour stocker et organiser de grands volumes de fichiers riches en médias ; tels que les vidéos, les images et les fichiers audio.
En se basant sur ces types de fichiers, il est facile de voir comment le MAM a vu le jour dans les industries du cinéma et de la diffusion. Les systèmes MAM ont été créés pour résoudre le problème de gestion de grandes quantités de ces fichiers riches en médias. C'était particulièrement important dans la production vidéo, car les fichiers devaient non seulement être stockés en toute sécurité, mais aussi être facilement récupérables.
La gestion des actifs média a été initialement créée pour aider les équipes à organiser les fichiers vidéo, multimédia et audio. Les systèmes MAM font gagner beaucoup de temps et d'argent en facilitant et accélérant la récupération des fichiers pertinents. Si le MAM semble assez similaire au DAM, c'est parce qu'il y a beaucoup de similitudes. Mais il y a aussi des différences.
Comme le MAM a été développé pour résoudre les problèmes de la production vidéo, il est quelque peu limité dans sa capacité globale à travailler avec d'autres types de fichiers. Il fonctionne bien pour les équipes de diffusion et de production (ou toute équipe travaillant avec un grand volume de fichiers riches en médias). Cependant, à mesure que l'industrie de la production et de la diffusion évolue, elle n'utilise plus uniquement des vidéos, des images et des audio. Pour cette raison, de plus en plus d'équipes de production vidéo et de diffusion optent désormais pour une plateforme de gestion des actifs numériques (DAM), car celles-ci supportent une variété plus large de types de fichiers.
En ce qui concerne la gestion des actifs média (et la gestion des actifs numériques, bien sûr), l'équipe LightRocket Enterprise apporte une grande expérience. Nous avons une expérience directe des flux de travail éditoriaux où de grands volumes de fichiers multimédia sont ingérés, validés, édités et publiés pour le téléchargement et la distribution.
Gestion des Actifs Numériques VS. Gestion des Actifs Média
La base de tous les systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) est leur capacité à stockage sécurisé, centraliser, organiser, contrôler l'accès, distribuer en toute sécurité et rendre trouvables tous les types de fichiers. Ces mêmes principes opérationnels fondamentaux s'appliquent également aux plateformes de gestion des actifs média (MAM), qui sont davantage axées sur la gestion des fichiers vidéo, audio et multimédia.
Vous constaterez que la plupart des systèmes de gestion des actifs numériques ont une inclinaison naturelle vers les fichiers multimédia car les actifs visuels sont généralement au cœur des stratégies de communication et constituent le socle des archives institutionnelles et corporatives. À certains égards, les systèmes DAM sont l'évolution des systèmes MAM. Puisque les DAM ont une capacité plus large pour différents types de fichiers, ils sont généralement considérés comme plus polyvalents. Les systèmes DAM sont utilisés pour gérer une gamme d'actifs numériques tels que les PDF, les logos, les images, les vidéos, les fichiers audio et autres contenus numériques. À mesure que les systèmes DAM ont évolué et ont acquis la capacité de gérer plus de types de fichiers, ils ont comblé l'écart entre leurs capacités et celles des systèmes MAM.
Le système LightRocket Enterprise est considéré comme un DAM car il gère des PDF, des documents Word, des fichiers Excel, des présentations PowerPoint, ainsi que des fichiers vidéo, audio et image. Cela étant dit, la majorité de nos clients utilisent notre système pour gérer des archives média composées principalement de photos et de vidéos.
Quelle est la différence entre les plateformes DAM, CMS et CRM ?
À mesure que le besoin de systèmes DAM a augmenté, le nombre de fournisseurs de DAM a également augmenté. Aujourd'hui, vous trouverez une gamme de systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) dont LightRocket Enterprise est un excellent exemple.
Il est important de différencier les systèmes DAM, les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les plateformes de gestion de la relation client (CRM).
Parfois, il peut sembler qu'il y a un chevauchement entre les systèmes DAM et les solutions CMS car ils sont tous deux axés sur la gestion du contenu numérique. Mais attention, les DAM et les plateformes CMS sont deux outils très spécifiques conçus pour des scénarios d'utilisation différents. Il n'y a également aucun substitut qui puisse remplacer la puissance d'une plateforme DAM.
Votre CMS moyen est entièrement dédié à la diffusion de contenu sur le web. En essence, un bon CMS vous permettra de créer un site web dynamique sans avoir à connaître de code. WordPress est peut-être le meilleur exemple de CMS. Achetez un thème, modifiez quelques paramètres facilement accessibles, téléchargez du contenu et vous avez un site web professionnel (notez que les sites WordPress sont notoirement vulnérables aux pirates).
Il peut être très pratique d'avoir un système DAM qui s'intègre parfaitement avec les plateformes CMS, ce que LightRocket Enterprise fait très bien.
Les plateformes de gestion de la relation client (CRM) se concentrent sur la gestion des contacts et le suivi des prospects à travers un entonnoir de vente - ce qui est totalement différent d'un système DAM.
En ce qui concerne les systèmes de gestion des actifs numériques, il existe aussi des nuances. Certaines plateformes penchent beaucoup plus vers la gestion de la marque. Une plateforme DAM bien connue appelée Brandfolder a même inclus une référence à cette préférence dans son nom.
Ces types de systèmes DAM mettent davantage l'accent sur la gestion des supports marketing et sont moins adaptés au défi plus sérieux de la gestion des archives institutionnelles et des flux de travail de fichiers multimédia à fort volume nécessitant une classification et un indexation soigneuses.
Il va sans dire que c'est là que LightRocket Enterprise excelle. Notre système est parfaitement calibré pour gérer des archives grandes, dynamiques et de haute valeur - et il vient avec tout le conseil et le soutien dont un client pourrait avoir besoin.
Découvrez pourquoi il n'y a aucun substitut à un système DAM.
Que rechercher dans un système de gestion des actifs numériques ?
Gardons les choses simples. Lorsque vous recherchez un système DAM, tout comme pour tout autre service ou produit, votre première préoccupation devrait être le rapport qualité-prix.
Cela signifie vous demander : « Mon investissement va-t-il offrir un retour suffisant ? Va-t-il être utile d'adopter ce système ? » Vous pouvez calculer les retours en termes de temps gagné, d'efficacités obtenues et de sécurité fournie. En fin de compte, le rapport qualité-prix est une question d'équilibre.
Après tout, vous pourriez trouver une fantastique plateforme de gestion des actifs numériques qui est extrêmement chère (il y en a beaucoup), et qui ne vous offre pas les fonctionnalités, ou le support, dont vous avez spécifiquement besoin. Vous devriez rechercher un fournisseur qui offre un bon équilibre entre prix et valeur. Mais que devez-vous rechercher lors de l'achat d'un système DAM ?
6 facteurs importants à considérer lors de l'achat d'un système DAM :
1. Nombre d'utilisateurs
Y a-t-il une limite imposée au nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre système ? Si vous avez une grande équipe, vous voudrez peut-être envisager de rechercher un fournisseur de DAM qui propose des utilisateurs illimités (comme LightRocket Enterprise).
2. Quantité de stockage
À mesure que votre système DAM se développe (et croyez-nous, il le fera), vous pourriez avoir besoin de plus de stockage que vous ne l'aviez initialement prévu. Lorsque cela se produit, vous ne voulez pas vous retrouver incapable d'utiliser toute la capacité de votre DAM nouvellement acheté en raison d'un stockage limité.
3. Coûts cachés
Nous y sommes tous passés. Nous avons tous acheté un produit bien étudié qui correspondait à notre budget. Un produit que nous croyions allait fournir une solution très attendue à notre problème ; pour découvrir que ce n'était pas le cas.
Une petite mention dans un document long et compliqué indique que vous n'avez droit qu'à un nombre limité de fonctionnalités (et généralement, ce ne sont même pas les fonctionnalités dont vous aviez besoin, ni celles qui vous ont attiré au départ). Et paf ! Vous êtes frappé par des coûts cachés que vous n'aviez pas budgétisés. Assurez-vous de lire les petites lignes pour être sûr d'obtenir ce dont vous avez besoin.
4. Les personnes derrière le logiciel
Si vous choisissez un système de gestion des actifs numériques, il vaut la peine de examiner les personnes derrière lui. Ce point peut sembler un peu 'superficiel' par rapport aux autres, mais c'est une véritable considération. Les personnes qui ont créé et gèrent le système que vous sélectionnez auront non seulement un impact sur la qualité de votre plateforme, mais aussi sur la façon dont vous serez traité en tant que client.
Quelques questions à poser : Quelles sont les références du fournisseur ? Quel est leur parcours professionnel ? Depuis combien de temps sont-ils dans le métier ?
5. Les fonctionnalités répondent-elles à vos besoins ?
Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris du nombre de fois où nous avons rencontré des entreprises ayant investi dans une plateforme DAM qui ne répondait pas à leurs besoins spécifiques.
Examinez de près les fonctionnalités proposées par chaque fournisseur et posez autant de questions que possible. Essayez d'imaginer votre flux de travail tel qu'il est maintenant, puis imaginez à quel point il pourrait être plus efficace. Ensuite, vérifiez si le fournisseur que vous envisagez propose une solution adaptée à vos besoins. S'il y a des fonctionnalités dont vous avez besoin mais qui ne font pas actuellement partie de la plateforme, demandez s'il serait possible qu'ils envisagent de les développer pour vous.
6. Service et formation
Nous avons tendance à le dire souvent, mais nous allons le répéter - rappelez-vous que vous n'achetez pas seulement un logiciel ; vous investissez dans un service, un logiciel en tant que service (SaaS) pour être précis. Cela signifie que vous voudrez quadrupler-vérifier quel type de support et de formation est proposé dans le cadre de votre package.
Vous voudrez probablement éviter les fournisseurs qui adoptent une approche “plug and play”. Les systèmes DAM sont des outils puissants mais ils peuvent nécessiter du temps pour être appris efficacement, donc vous devrez rechercher un fournisseur qui offre une formation et un support suffisants. Dans un monde idéal, vous trouverez un fournisseur qui offre un support sous la forme d'un être humain, et non une série de robots et de numéros de dossier.
En fin de compte, vous voulez trouver un fournisseur qui répond à vos besoins, qui est dans votre budget (sans coûts cachés), et qui offre un soutien et une formation continus.
Vous voulez en savoir plus ? Découvrez 4 choses importantes à considérer lors de l'achat d'un système DAM.
Ou lisez plus sur comment choisir un système de gestion des actifs numériques qui vous convient.
Emplois en gestion des actifs numériques : Que fait un Responsable DAM ?
Comme dans toute industrie en croissance, le merveilleux monde du DAM voit un besoin croissant de professionnels spécialisés dans la gestion des archives.
Il va de soi que la personne qui gère vos actifs numériques devrait être la même personne qui gère votre système de gestion des actifs numériques. Pourquoi ? Parce que si vous avez suffisamment d'actifs numériques pour justifier l'investissement dans un système DAM, alors vous aurez besoin de quelqu'un qui sait comment travailler avec votre système.
Les besoins varient toujours en fonction de la taille de l'entreprise et de la structure organisationnelle, mais en fin de compte, il doit y avoir une personne dont le rôle est (au moins en partie) de gérer votre archive numérique.
Entrez le Responsable de la Gestion des Actifs Numériques (DAM) ! Il existe quelques variations de ce titre, mais pour ce but, nous utiliserons Responsable DAM pour désigner toute personne qui gère une archive numérique.
Nous sommes souvent surpris de voir que de nombreuses grandes organisations ont du mal avec leurs archives numériques en expansion. Même si elles sont conscientes qu'elles font face à un problème, elles ne voient pas toujours la valeur d'investir dans les ressources humaines (sans parler des logiciels) nécessaires pour résoudre le problème.
Votre Responsable DAM idéal est quelqu'un qui a un œil pour les détails, est passionné par la conservation, comprend les différents types de fichiers et pourrait, en prime, avoir une qualification en sciences de l'information. Un Responsable DAM devrait devenir la personne de référence pour toutes les questions liées aux archives et à la gestion des médias et devrait être un ardent promoteur de la plateforme DAM de votre organisation.
L'achat d'un système DAM est juste une étape pour résoudre le défi de la gestion des actifs numériques, le déploiement de votre DAM, son peuplement, sa promotion et sa mise à jour sont autant de raisons pour lesquelles les systèmes DAM ont besoin de Responsables DAM. Ou du moins, ils ont besoin d'un administrateur désigné pour superviser les questions de gestion des actifs numériques.
La première tâche d'un Responsable DAM est de définir des protocoles, établissant quels fichiers peuvent être soumis, quelles métadonnées doivent être ajoutées aux contenus téléchargés, qui doit avoir accès à quoi, où les seuils de qualité doivent être fixés, et comment le système et les flux de travail doivent être définis pour correspondre au mieux aux contours uniques de votre organisation.
Votre Responsable DAM devra surveiller le contenu entrant, gérer les contributeurs, suivre l'utilisation et les téléchargements, et interagir avec le fournisseur de votre plateforme DAM. Un bon Responsable DAM gardera toujours un œil sur l'horizon, évaluant comment les choses fonctionnent maintenant et imaginant comment elles peuvent être améliorées à l'avenir.
Vous voulez en savoir plus sur le rôle d'un Responsable DAM ? Lisez le blog ci-dessous.
Comment migrer des actifs existants vers un système DAM ?
Pour de nombreuses organisations, savoir qu'elles ont besoin d'une solution pour leurs archives numériques en expansion, fragmentées et chaotiques est une chose. Imaginer comment des milliers (voire des dizaines ou des centaines de milliers) de fichiers peuvent être migrés en toute sécurité vers une nouvelle plateforme DAM centralisée en est une autre.
Votre fournisseur de système DAM devrait faciliter la migration des fichiers, en veillant à ce que votre migration soit fluide et rapide. L'objectif est de rendre votre nouveau système DAM opérationnel avec une efficacité maximale et en un minimum de temps.
La première étape est l'évaluation. Pour estimer les complexités et les défis associés à toute migration, votre fournisseur de système DAM devra connaître la quantité de données impliquées ainsi que la composition de ces données (en particulier en termes de types de fichiers).
La phase suivante du processus de migration consiste à examiner les emplacements sources. Où sont stockés vos fichiers ? Allez-vous migrer depuis des disques durs, depuis un serveur ou depuis un fournisseur de services ancien ? Une fois que votre fournisseur de services aura une idée de l'échelle et une compréhension des endroits d'où vos fichiers seront migrés, son équipe procédera probablement à un audit de l'état de votre archive en termes de métadonnées.
Par exemple, pour garantir une compatibilité maximale, le système DAM LightRocket Enterprise a été conçu pour prendre en charge les champs de métadonnées standard, souvent appelés IPTC ou XMP. Ce sont les champs de métadonnées que vous trouverez dans les outils de gestion d'images les plus courants tels que Photoshop, LightRoom ou Photo Mechanic.
Si les métadonnées originales de vos fichiers sont conformes aux normes IPTC/XMP, la migration de vos fichiers devrait être une transition simple depuis la source directement vers votre nouveau système DAM, qui devrait automatiquement lire et afficher toutes les métadonnées standards existantes.
Si pour une raison quelconque, les métadonnées originales de vos fichiers ne sont pas standards, cela ne devrait pas poser de problème non plus. Votre fournisseur DAM devra probablement mapper les métadonnées originales des champs source, afin qu'elles soient migrées vers les champs IPTC cibles dans votre système.
Découvrez-en plus sur la démystification du mythe de la migration DAM, et pourquoi migrer votre système DAM ne devrait pas être un casse-tête.
Qui a besoin d'un système de gestion des actifs numériques ?
Les données numériques sont devenues la pierre angulaire de nos vies professionnelles et des systèmes mondiaux. En l'espace de quelques décennies seulement, nous sommes passés de l'analogique au numérique. Les documents papier ont été remplacés par des PDF. Les films photographiques par des fichiers numériques. Les films en celluloïd par le cinéma numérique.
La révolution numérique était censée rendre la vie plus efficace, plus simple, moins encombrée, et en de nombreux cas, c'est vrai. D'un autre côté, nous avons remplacé un défi par un autre. Là où nous devions autrefois ranger les documents et les photos dans des tiroirs et des armoires, nous cachons maintenant leurs homologues numériques sur des disques durs et des serveurs.
Entrez dans le système de gestion des actifs numériques (DAM).
Pour répondre à la question « qui a besoin d'un DAM ? », on est tenté de dire « presque tout le monde ». Plus raisonnablement, on pourrait affirmer que toute organisation avec une archive numérique qui doit être conservée, partagée et à laquelle l'accès nécessite un certain degré de contrôle a besoin d'un DAM.
Chez LightRocket Enterprise, notre expérience montre qu'il y a en réalité très peu d'entreprises, d'institutions et d'organisations qui ne bénéficieraient pas d'un système DAM. Même si certaines d'entre elles ne le savent peut-être pas encore.
Pensez aux musées, aux écoles et universités, aux institutions de recherche, aux ONG et aux organisations internationales. Tous ces lieux ont des archives numériques qui sont essentielles au fonctionnement de l'organisation.
En ce qui concerne les grandes organisations (telles que l'Organisation mondiale de la santé, l'Union européenne de radiodiffusion ou l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle), le besoin et la valeur d'une plateforme DAM sont assez évidents. Ces grandes organisations ont accumulé des archives vastes et précieuses qui nécessitent absolument d'être conservées.
Ces organisations documentent activement leurs activités et sont souvent amenées à utiliser le pouvoir des médias (photos et vidéos en particulier) pour communiquer avec le public sur des questions liées à leur mandat principal. Pour de telles organisations, un DAM puissant est essentiel.
Mais les systèmes DAM ne se limitent pas aux grandes organisations. Faites un pas de côté un moment et imaginez le secteur commercial. De nombreux scénarios DAM commencent à apparaître. Toute entreprise qui fabrique et vend des produits physiques va accumuler une grande quantité d'actifs numériques : supports marketing, images de produits en développement, photos promotionnelles, photos de produits endommagés. Presque chaque aspect de ce type d'entreprise bénéficiera d'un système de gestion des actifs numériques centralisé, organisé, contrôlé et sécurisé.
Découvrez pourquoi les systèmes DAM sont des plateformes utiles que la plupart des organisations ne savaient pas qu'elles avaient besoin.
Gestion des Actifs Numériques pour les Organisations à But Non Lucratif
De nombreuses organisations à but non lucratif, en particulier dans le secteur de l'aide d'urgence, se trouvent à l'avant-garde de l'histoire. Elles mènent des recherches et des travaux sur le terrain qui impactent la vie de nombreuses personnes à travers le monde. Des actifs visuels sont créés lorsque les ONG documentent leur travail, sont utilisés pour promouvoir leur mandat et sont essentiels lorsqu'il s'agit de solliciter des dons pour le financement.
Comme vous pouvez l'imaginer, ces précieux actifs numériques doivent être indexés, étiquetés, stockés en toute sécurité et facilement accessibles pour les équipes du monde entier. En conséquence, le travail de ces ONG, stocké dans leurs archives numériques, est devenu des éléments vitaux de notre patrimoine mondial.
Pour les organisations à but non lucratif (comme l'Organisation mondiale de la santé), un système DAM est un outil central et essentiel qui leur permet de préserver l'histoire, de raconter des histoires qui méritent d'être racontées et de lever des fonds pour soutenir leur travail précieux.
Chez LightRocket Enterprise, nous adorons le secteur non lucratif. En partie parce que nous aimons travailler avec des personnes dont la priorité est d'apporter un changement positif dans notre monde, et en partie parce que nous savons que les ONG dépendent de leur capacité à ingérer et distribuer des médias pour pouvoir continuer leur travail impactant.
Découvrez comment l'Organisation mondiale de la santé profite du système DAM de LightRocket Enterprise.
Gestion des Actifs Numériques pour les Petites Entreprises
Il est étonnant de voir combien de petites entreprises pourraient bénéficier de la mise en place d'un système de gestion des actifs numériques. Commencez par additionner combien d'aspects de toute entreprise impliquent probablement la création d'actifs médiatiques - documentation de conférences, expositions, cérémonies de signature, nouveaux produits, supports marketing, matériaux de marque, portraits d'entreprise, vidéos, et ainsi de suite.
Lisez-en plus sur la façon dont cette petite entreprise, Alexander Lamont utilise notre plateforme DAM pour les processus dans toute leur entreprise, de la fabrication à la vente.
Imaginez maintenant combien de temps peut être perdu à tourner en rond de manière peu productive pour trouver un fichier dont vous savez qu'il existe mais que vous ne pouvez tout simplement pas récupérer. Et tout le monde sait que dans les affaires, le temps perdu équivaut à de l'argent perdu.
Sans centralisation, les actifs numériques essentiels liés au développement et à la stratégie de votre entreprise deviennent éparpillés dans toute votre organisation. Peut-être y a-t-il même des fichiers sensibles dans vos archives, et sans système de gestion, il est impossible de savoir qui peut voir quel contenu.
Mais est-ce que l'investissement dans un système de gestion des actifs numériques en vaut la peine ? De nombreuses petites entreprises estiment probablement que l'achat d'un système DAM est un luxe qu'elles ne peuvent pas se permettre. Et pour certains des prix pratiqués, cela pourrait être vrai. Cependant, il existe des fournisseurs, tels que LightRocket Enterprise, qui offrent un système de tarification flexible pouvant être adapté à l'échelle et aux besoins de leurs clients.
Lisez-en plus sur comment ces clients utilisent la force d'un système DAM dans leurs organisations.
Gestion des Actifs Numériques pour les Photographes et les Agences Photographiques
Avec des racines profondes dans la photographie (nos cofondateurs ayant tous deux une expérience de photojournaliste), nous savons exactement combien un système de gestion des actifs numériques peut être précieux pour les photographes et les agences photographiques.
Reflétant notre expérience éditoriale directe (à une époque, nous avons même eu notre propre agence photo), la fonctionnalité principale et l'interface du système DAM de LightRocket Enterprise ont été développées à partir de notre compréhension des flux de travail des photographes et des agences photographiques.
Dans cet esprit, nous pouvons certainement dire que les photographes et les agences photographiques peuvent grandement bénéficier de l'utilisation d'un système de gestion des actifs numériques.
Découvrez comment les agences photo peuvent bénéficier de l'utilisation d'un système de gestion des actifs numériques.
Peut-être que la fonctionnalité la plus importante d'un DAM pour les photographes et les agences photographiques est l'efficacité et la rapidité avec lesquelles le système capture les métadonnées essentielles. Le qui, quoi, pourquoi, quand et où d'un actif médiatique est un aspect crucial de toute photographie ou vidéo crédible (ou fichier audio pour cette matière). Il s'agit de fournir efficacité et rapidité sans compromettre le besoin de métadonnées essentielles.
Notre crédibilité dans ce domaine est en partie reflétée par un partenariat de longue date avec le leader du secteur, Getty Images. Certaines agences photo utilisant le DAM de LightRocket Enterprise peuvent alimenter des fichiers directement sur la plateforme Getty (bien que les fichiers soient d'abord vérifiés par une équipe d'éditeurs de LightRocket Enterprise). Plus d'un million de photos ont déjà transité par notre plateforme DAM et sont maintenant disponibles sur Getty.
En savoir plus sur comment l'agence photo SOPA Images bénéficie de la gestion des actifs numériques.
Gestion des Actifs Numériques pour les Musées
La préservation est un aspect énorme de la valeur que les systèmes de gestion des actifs numériques fournissent. Il va de soi que les systèmes DAM devraient être considérés comme un outil essentiel pour presque tous les musées.
La structure et l'éthique d'un DAM, ainsi que son engagement à classer et stocker des artefacts numériques précieux, reflètent le but fondamental des musées.
À l'ère numérique, il va de soi qu'il est devenu nécessaire pour les musées de conserver des enregistrements numérisés des trésors qu'ils stockent et partagent.
Mettre en place un système DAM donne aux équipes des musées les outils nécessaires pour s'assurer que leurs archives sont sécurisées, centralisées et accessibles lorsqu'elles en ont besoin.
Pour de nombreux musées, leur système DAM devient une partie essentielle de leur infrastructure numérique, offrant même au public un accès contrôlé à des documents qui pourraient autrement rester invisibles. Les systèmes DAM ont la capacité de rendre le contenu rare et historique aussi public ou privé que le musée le souhaite.
Les systèmes de gestion des actifs numériques fournissent non seulement la sécurité des archives numériques d'un musée, mais ils permettent également à ces archives de devenir recherchables.