Organisation mondiale de la santé (OMS)
Libérer la valeur d'une archive mondiale de la santé
Commencer petit - Penser grand
Gérer les actifs numériques pour une organisation majeure comme l'OMS est un défi de proportions gigantesques.
Comme pour tout grand projet, il est souvent préférable de commencer petit et d'apprendre en cours de route. Dans le cadre de notre collaboration avec l'OMS, nous avons adopté cette approche. Nous avons d'abord commencé à travailler avec un bureau régional (Bureau régional pour le Pacifique occidental - WPRO) dans la capitale philippine, Manille.
Grâce à une coopération étroite avec l'équipe très motivée de WPRO à Manille, nous avons rapidement pu démontrer la puissance et le potentiel du système de gestion des actifs numériques LightRocket.
Formation
Nous aimons penser que l'un des aspects les moins importants de notre service est la formation. Non pas parce que nous ne souhaitons pas former nos clients (nous le faisons bien sûr !) mais parce que nous avons travaillé dur pour que LightRocket soit si intuitif que la formation devient rapide et facile.
Des décennies d'expérience nous ont appris qu'en établissant de bonnes pratiques et en développant des flux de travail personnalisés en fonction des besoins de nos clients, nous pouvons libérer une valeur maximale de notre plateforme. Cependant, bien que le bon logiciel facilite les flux de travail sans friction et fournisse une structure, les membres de l'équipe formés restent une partie essentielle du processus.
Autant dire que nous avons rapidement travaillé avec WPRO pour fournir une formation et un accompagnement à distance à l'équipe. Nous avons examiné en détail comment LightRocket pouvait être adapté aux exigences spécifiques de l'OMS. Nous avons étudié les nouvelles fonctionnalités qui pourraient améliorer la puissance de la plateforme.
Un grand pas en avant
En développant des flux de travail efficaces et appropriés grâce à la consultation et en révélant les diverses façons dont le système de gestion des actifs numériques LightRocket pouvait libérer la valeur d'une archive, la nouvelle s'est répandue dans d'autres régions.
Nous n'étions pas une entreprise qui avait simplement signé son système avec une vague promesse de service après-vente. LightRocket s'engageait sur le long terme et était prêt à partager son expertise en tant que partenaire avec son client.
Il n'a pas fallu longtemps avant que nous entamions des discussions avec le siège de l'OMS à Genève.
C'était un grand pas en avant - tant pour LightRocket que pour l'OMS.
Un processus d'évaluation hautement concurrentiel a suivi. La fonctionnalité de LightRocket a été mesurée par rapport à d'autres fournisseurs de DAM, notre équipe a été examinée, et nos références ont été vérifiées.
LightRocket n'est pas une machine de marketing. Nous sommes avant tout engagés envers la qualité de notre produit. Le marketing est ce que nous devons faire, ce n'est pas ce que nous aimons faire.
Après des mois de consultation, de comparaison avec la concurrence et de débats internes, LightRocket a finalement été adopté par l'équipe des archives de l'OMS à Genève.
Aller global
Voyant le potentiel de LightRocket, l'équipe des archives du siège de l'OMS à Genève s'est rapidement concentrée sur les moyens de tirer le meilleur parti possible du système.
L'indexation a été priorisée, tandis que l'équipe de l'OMS s'est chargée de garantir que l'ingestion et l'annotation des fichiers étaient standardisées. Dès le premier jour, l'équipe regardait vers l'avenir, en s'assurant que les investissements en temps et en expertise étaient toujours pour le long terme.
La logique d'un système de gestion des actifs numériques tend naturellement vers la centralisation. La fragmentation et la dispersion des actifs numériques sont l'un des problèmes fondamentaux que les systèmes DAM ont été créés pour résoudre - et LightRocket n'est pas différent.
Dans le contexte d'une organisation mondiale composée de régions distinctes et indépendantes, chacune avec ses propres collections d'archives, cela posait un défi particulier.
Bien qu'il fût logique de centraliser les archives de l'OMS, il n'était tout simplement pas possible, politiquement ou pratiquement, de demander soudainement aux bureaux régionaux de transmettre leurs archives multimédia au siège. Même si cela avait été fait, cela aurait créé une charge de travail ingérable pour l'équipe du siège.
La solution, il a été décidé, pouvait être fournie en créant un portail de recherche permettant aux utilisateurs de rechercher dans toutes les collections de l'OMS depuis un seul endroit tout en permettant à chaque région de conserver le contrôle sur la manière dont et par qui ses fichiers étaient utilisés.
En travaillant en étroite collaboration avec l'OMS, l'équipe de développement de LightRocket s'est mise au travail pour relier une série d'archives régionales qui utilisent indépendamment LightRocket pour gérer leurs archives.
Le résultat a été la création du portail de recherche global de l'OMS. Les utilisateurs peuvent désormais visiter chaque archive individuelle pour chaque région ou parcourir les ressources mondiales de l'OMS via le portail de recherche global - en effectuant des demandes d'utilisation auprès des administrateurs correspondants de l'archive à laquelle appartient un actif donné.
Progrès par la collaboration
L'histoire de LightRocket avec l'OMS est un exemple de la façon dont un fournisseur de logiciels peut devenir un consultant et un partenaire collaboratif avec son client.
Notre objectif est de créer un excellent logiciel et de veiller à ce que nos clients tirent le meilleur parti possible de nos systèmes. Nous comprenons qu'aucun client n'est identique, que chaque organisation a ses particularités et que notre rôle est de répondre et de nous adapter à ces spécificités.
En travaillant avec l'OMS, en apprenant comment leur organisation est structurée et en comprenant leurs besoins et leurs limitations, nous avons pu garantir que LightRocket évolue pour répondre aux besoins de l'OMS aujourd'hui et à l'avenir.