Étude de cas sur la gestion des archives numériques de la société de design Alexander Lamont
Soutenir les ventes de produits du design à la fabrication et au-delà
Résoudre des problèmes universels
Chaque entreprise, comme chaque individu, a sa propre identité. Il est difficile de cerner un facteur unique qui façonne l'identité, donc nous allons simplement appeler cela 'la fusion d'un cocktail unique d'éléments'. Les personnes, les lieux et le timing jouent tous un rôle dans la création de l'identité unique de chaque entreprise.
Le fait que LightRocket ait évolué pour servir autant d'organisations à but non lucratif n'est pas seulement un reflet de nos valeurs en tant qu'individus (même si cela joue un rôle énorme), c'est aussi le résultat des racines des fondateurs dans la photographie éditoriale, des rencontres fortuites et de notre découverte d'un secteur de marché de niche qui nécessitait un service.
Si vous êtes un designer, une usine ou un gestionnaire d'archives d'une école en train de lire cela, vous vous demandez probablement si LightRocket pourrait vous convenir.
Voici la bonne nouvelle (pour vous et pour nous) : la réponse est un 'oui' inconditionnel et retentissant.
En essence, tous les systèmes de gestion des actifs numériques sont conçus pour résoudre les mêmes problèmes universels de gestion des archives et des médias : la nécessité de centraliser, contrôler, récupérer et préserver les fichiers. Ce sont les piliers de la gestion des médias. Le squelette sur lequel nous construisons la chair de nos systèmes - interface, fonctionnalité et design logiciel.
C'est donc avec un certain degré de confiance (dans cette universalité) que j'ai présenté notre système à la très chic et prestigieuse entreprise de design Alexander Lamont - qui est depuis devenue un client de longue date de LightRocket.
Répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise de design
Pour être clair, l'ADN d'une entreprise comme 'Alexander Lamont' est très différent des vastes et nébuleuses structures bureaucratiques qui dominent certains de nos grands clients à but non lucratif comme l<linkwho>Organisation mondiale de la santé</linkwho> (OMS) et lOffice international pour les migrations (OIM). Et pourtant, ces piliers universels mentionnés plus tôt (centralisation, contrôle, récupération et préservation) restent valables.
La première réalité pour toute entreprise cherchant à vendre un produit est que ce produit doit être vu. Pour qu'un produit soit vu et apprécié, il doit être représenté (photographié). Il ne fait aucun doute que dans un contexte où le premier contact avec tant de clients est en ligne, les images deviennent rapidement essentielles à l'acquisition de clients et au développement des affaires.
À première vue, nous avions prévu que Lamont serait un client relativement petit. Voici une entreprise avec environ 100 employés, alors que nous traitons régulièrement avec des clients comptant des milliers de collaborateurs. Comme nous avions tort.
La taille n'a pas d'importance
Le photographe dédié de Lamont enregistre chaque produit à chaque étape du cycle de production (même lorsque les produits doivent être réparés). Il est vite devenu clair que Lamont gérait une archive d'images importante comptant plusieurs centaines de milliers de fichiers. De plus, il ne s'agissait pas d'une collection statique, elle était en pleine expansion.
La beauté du système LightRocket est qu'une fois une archive centralisée sur l'un de nos serveurs, la taille n'a pas d'importance. Nos clients bénéficient d'une liberté totale pour accumuler et gérer des archives aussi grandes qu'ils le souhaitent, avec des fichiers de tout type et de toute taille. Cette liberté fait de LightRocket une solution universelle.
Répondre à un flux de travail unique
Beaucoup des clients de LightRocket représentent des scénarios d'archives classiques. Les fichiers sont ingérés et gérés de manière centralisée pour une distribution contrôlée. Le mandat typique est la préservation du patrimoine et la communication. Pour de nombreuses grandes organisations, la gestion de leurs archives représente une partie intégrante de leur responsabilité historique.
Ce n'est pas le cas pour Lamont, qui a décidé de garder la majorité de son archive en interne et de cacher sa bibliothèque multimédia au regard du public (Lamont utilise son site web marketing pour mettre en avant ses produits).
Pour Lamont, le cas d'utilisation de LightRocket était axé sur la possibilité pour les membres de son équipe de vente d'accéder aux images des produits et pour l'équipe de développement de produits de documenter les différentes étapes du processus de production.
Les images sont également utilisées pour le contrôle qualité et même pour enregistrer les réparations si nécessaire. En bref, tout le cycle de vie du produit, depuis les premières étapes de production jusqu'à sa préparation à la vente et au-delà, est photographié et intégré dans la plateforme LightRocket de l'entreprise.
Tout le monde est impliqué
Ce qui est excitant à propos de l'introduction d'un système de gestion des actifs numériques comme LightRocket dans un contexte commercial comme celui d'Alexander Lamont, c'est qu'un système apparemment marginal se retrouve rapidement au cœur de l'entreprise.
Presque tout le monde en position de responsabilité entre en contact avec la plateforme LightRocket : le personnel de vente, la direction exécutive, les designers et les développeurs de produits, l'équipe de contrôle qualité et de marketing, et bien sûr, le photographe dédié de l'entreprise. Lorsque je visite Lamont pour donner des sessions de formation périodiques ou des mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités, je suis toujours étonné de trouver une salle de réunion pleine. On dirait que tout le monde est impliqué.
L'étiquetage avec les codes produits facilite la recherche de fichiers
Alexander Lamont conçoit et fabrique des meubles et des articles de décoration intérieure incroyablement beaux - tables, placards, lampes, etc. Le problème est qu'il n'y a pas qu'une seule table, lampe ou placard, il y en a des centaines.
Cela rend impossible l'étiquetage des images avec des termes standards comme 'table' ou 'lampe', etc. Cependant, puisque chaque produit a son propre code d'identification unique, l'équipe de Lamont a rapidement compris qu'en utilisant ces codes comme balises/mots-clés, ils pouvaient facilement récupérer les fichiers (et donc les produits) lorsqu'ils en avaient besoin - peu importe combien de centaines de milliers de fichiers se trouvent dans leur archive. La leçon à retenir pour toute archive, quelle que soit l'organisation, est que l'étiquetage est essentiel.
Les dossiers et les privilèges d'accès gardent le contenu sûr mais accessible
Les options de structure de dossiers fournies par LightRocket ont permis aux gestionnaires d'archives de Lamont de segmenter efficacement leur archive, en veillant à ce que le contenu pertinent soit facilement disponible pour ceux qui en ont besoin. L'équipe a ensuite trouvé un moyen astucieux de distribuer les autorisations, de sorte que leur archive soit sécurisée mais toujours accessible aux membres appropriés de l'équipe.
Ensuite, ils ont trouvé comment partager des fichiers en toute sécurité avec des clients et des membres de l'équipe spécifiques en utilisant la puissante fonctionnalité 'envoyer via lien' de LightRocket, qui permet aux utilisateurs de déterminer qui reçoit un lien, combien de fois un lien peut être utilisé et même de redimensionner les fichiers si nécessaire.
Un système de gestion des médias complet qui peut s'adapter à divers scénarios
La vérité est que l'ensemble complet de fonctionnalités de LightRocket, son interface intuitive et la flexibilité intégrée au système en font l'une des solutions de gestion des actifs numériques les plus polyvalentes sur le marché. La clé est notre concentration ciblée sur les piliers fondamentaux de la bonne gestion des médias combinée à une compréhension que le logiciel, et ses créateurs, doivent évoluer et être réactifs aux besoins de ses utilisateurs. Notre objectif est de fournir un logiciel en tant que service, non seulement en nom, mais en réalité.