Gestión de Activos Digitales: Todo lo que Necesitas Saber
¿Quieres descubrir todo sobre la gestión de activos digitales? Bueno, has venido al lugar correcto. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de activos digitales.
¿Quizás tus archivos están fragmentados y no puedes encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas? ¿Te preocupa que el patrimonio de tu organización desaparezca en el éter digital? O tal vez te han encargado reunir más información sobre posibles soluciones para mantener a salvo los archivos digitales de tu empresa?
De cualquier manera, en las secciones a continuación te explicaremos por qué una plataforma DAM es la respuesta a tus problemas.
Sigue leyendo para descubrir un 'valiente nuevo mundo' donde la gestión de activos digitales puede ahorrarte dinero, preservar el patrimonio de tu organización y liberar el valor de un recurso digital precioso, pero a menudo pasado por alto.
Preguntas Comunes y Temas:
- ¿Qué es la Gestión de Activos Digitales?
- ¿Qué Son los Activos Digitales en un Sistema DAM?
- ¿Por qué es Importante la Gestión de Activos Digitales?
- ¿Cómo Organiza un Sistema DAM los Activos Digitales?
- ¿Cuáles Son las Herramientas de Gestión de Activos Digitales?
- ¿Qué Tan Seguro es un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
- ¿Utiliza la Gestión de Activos Digitales Inteligencia Artificial?
- ¿Qué es la Gestión de Activos de Medios (MAM)?
- Gestión de Activos Digitales VS. Gestión de Activos de Medios
- ¿Cuál es la Diferencia Entre las Plataformas DAM, CMS y CRM?
- ¿Qué Buscar en un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
- Empleos en Gestión de Activos Digitales: ¿Qué Hace un Gestor de DAM?
- ¿Cómo Migrar Activos Existentes a un Sistema DAM?
- ¿Quién Necesita un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
- Gestión de Activos Digitales para Organizaciones Sin Fines de Lucro
- Gestión de Activos Digitales para Pequeñas Empresas
- Gestión de Activos Digitales para Fotógrafos y Agencias Fotográficas
- Gestión de Activos Digitales para Museos
¿Qué es la Gestión de Activos Digitales (DAM)?
La gestión de activos digitales (DAM) es un término usado para describir un sistema diseñado para poner orden al caos de tus archivos digitales. Es un término técnico para el proceso de organizar archivos usando software DAM para que estén seguros, centralizados, accesibles, manejables y fáciles de encontrar.
Parece simple, ¿verdad? Entonces, ¿cuál es todo el alboroto?
Aunque estas características básicas de la gestión de activos digitales son universales, la gestión de activos digitales representa en realidad una oferta móvil de funcionalidades que facilita la gestión de medios y activos digitales, al tiempo que libera el valor de tus archivos.
Como su nombre sugiere, la gestión de activos digitales ha surgido del torbellino de la revolución digital, que trajo consigo un tsunami de contenido que inundó nuestras vidas, saturando nuestros discos duros y desordenando nuestros escritorios de computadora.
La revolución digital trajo enormes oportunidades, pero también creó desafíos masivos; uno de ellos fue cómo gestionar un océano de datos en rápida expansión. Entra la gestión de activos digitales.
Como casi todo, la gestión de activos digitales ha evolucionado con el tiempo. A medida que la tecnología avanzaba y las necesidades cambiaban, la gestión de activos digitales tuvo que responder; lo que llevó a empresas como la nuestra a implementar nuevas soluciones, realizar actualizaciones consistentes en nuestros sistemas y ampliar nuestras capacidades cada año.
Las soluciones de gestión de activos digitales (DAM) buscan llevar eficiencia, fiabilidad y seguridad al problema de la gestión de archivos digitales. En última instancia, se trata de encontrar las herramientas adecuadas para ayudarte a gestionar tus activos digitales (archivos digitales), para asegurar que tu organización tenga control sobre sus archivos digitales.
Lee más sobre cómo la gestión de activos digitales está salvando al mundo, una imagen a la vez
¿Qué Son los Activos Digitales en un Sistema DAM?
Parece un poco extraño, ¿no? Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) suena más como una herramienta financiera en lugar de algo que puedes usar para organizar archivos.
Así que, empecemos con la palabra 'activos'.
En el universo DAM, 'activos' no son propiedades ni carteras de inversión; son la masa de archivos que pululan por nuestras vidas. Aquellos que encontramos anidando en cada rincón digital de nuestros discos duros, servidores y computadoras.
Para un sistema DAM, los activos digitales son simplemente archivos, tal y como son. Y cuando decimos archivos, nos referimos a casi cualquier tipo de archivo digital, independientemente del tipo o extensión.
Puedes notar que diferentes proveedores de servicios DAM ponen más énfasis en soportar un tipo de archivo sobre otro. Sin embargo, la mayoría de los proveedores admiten todos los tipos de archivos. Conocer los tipos de activos digitales que usa más tu equipo puede ayudarte a elegir un proveedor de DAM que se especialice en tratar con ese tipo de archivo (activo digital).
En LightRocket Enterprise, aunque nuestro origen está en el universo de los medios, nos gusta enfatizar que nuestro sistema manejará cualquier tipo de archivo (activo digital) que decidas usar.
Dicho esto, reconocemos que diferentes tipos de archivos a veces necesitan manejo de diferentes maneras. Por ejemplo, los archivos de video requieren la adición de campos de metadatos específicos (como listas de tomas). Los PDFs también reciben un trato especial. Identificamos los PDFs al cargarlos y los escaneamos usando tecnología de reconocimiento de texto (OCR), para que puedas realizar búsquedas por palabras clave y encontrar fácilmente el PDF que necesitas en tus archivos.
Por Qué es Importante la Gestión de Activos Digitales
Por dónde empezar. Hay muchas razones por las que la gestión de activos digitales debería ser una parte integral de la estrategia digital de cualquier organización, pero aquí dos de las principales:
1. Preservación, conservación e identidad
Las principales razones para la gestión de activos digitales están relacionadas con la preservación, conservación e identidad. Una plataforma de gestión de activos digitales sirve como una bóveda histórica, un lugar seguro para las 'joyas de la corona' digitales del pasado y presente de tu organización.
¿Pero por qué es esto tan importante?
La respuesta simple es porque construir una identidad sólida requiere comprender tu viaje hasta el presente, un viaje que deja un rastro de migas digitales que necesitan protección y organización.
Una comprensión y respeto por el pasado puede servir como base para trazar un curso hacia el futuro. Y todos estamos mirando hacia el futuro, ¿verdad?
Todo lo cual es una forma florosa de decir que la gestión de activos digitales es importante porque no solo preserva el pasado, sino que lo hace accesible de una manera fácil, que ahorra tiempo y relevante.
Un sistema de gestión de activos digitales confiable también ofrece seguridad y tranquilidad. Archivos fragmentados, dispersos y caóticos son una receta para la ansiedad. ¿Dónde fueron esos archivos? ¿Dónde están almacenados? ¿Desaparecieron cuando falló ese disco duro? ¿Cómo encontraré esa imagen que sé que existe en algún lugar?
2. Mantener tus archivos en un lugar seguro no es suficiente
La gestión de activos digitales también es esencial porque simplemente mantener tus archivos en un lugar seguro no es suficiente. Para liberar el valor de un archivo, necesitas organizar tus archivos y colocarlos en un sistema con una clasificación poderosa y una funcionalidad de búsqueda, para que puedas recuperar con precisión el archivo que necesitas cuando lo necesitas.
En realidad, hay tantas razones por las que la gestión de activos digitales es importante que no podemos enumerarlas todas aquí. Un vistazo a nuestra lista de características te dará una idea de cuán valioso puede ser un buen sistema DAM.
Gestionar formularios de consentimiento y privacidad, controlar el acceso, agilizar los flujos de trabajo y gestionar grupos de usuarios, facilitar la colaboración entre partes interesadas diversas, integrar con plataformas externas y la arquitectura en línea existente: estos son todos aspectos de la gestión de activos digitales, y todas fortalezas que debes buscar al seleccionar un proveedor de DAM.
Estas características hacen que adoptar un sistema de gestión de activos digitales sea una inversión sabia y necesaria para cualquier organización que desee recuperar el control y liberar el valor de sus archivos de medios digitales.
¿Cómo Organiza un Sistema DAM los Activos Digitales?
Hay más de una manera de romper un huevo, dice el refrán. Lo mismo ocurre con la gestión de activos digitales. Antes de entrar en los detalles, veamos algunos principios básicos sobre cómo un sistema DAM organiza los activos digitales.
Los dos pilares de la organización de activos digitales son: estructura e indexación.
1. Estructura
Todos los sistemas efectivos requieren una estructura lógica. Los mejores sistemas DAM están diseñados para ayudarte a estructurar tus datos.
Las estructuras organizativas más sencillas son jerárquicas, lo que significa que tus datos pueden ser almacenados en carpetas con subcarpetas y sub-sub carpetas, y así sucesivamente.
Por ejemplo, podrías tener una colección de archivos relacionados con la salud que se colocan en una carpeta llamada 'Salud'. Esa carpeta podría tener una subcarpeta llamada 'Enfermedades' que, a su vez, contendría sub-sub carpetas con archivos relacionados con enfermedades específicas.
Querrás elegir un proveedor de DAM cuya plataforma facilite la creación de estructuras de clasificación lógicas de manera intuitiva.
Las estructuras de carpetas en LightRocket Enterprise imitan el comportamiento de las carpetas y archivos en tu escritorio, por lo que puedes crear, eliminar, renombrar y mover carpetas con solo unos pocos clics.
La estructura solo te llevará hasta cierto punto. Si quieres poder encontrar el archivo exacto que necesitas cuando lo necesitas, el etiquetado (indexación) es tu mejor amigo.
2. Indexación o Etiquetado
La mayoría de los sistemas DAM ofrecerán etiquetado y/o etiquetado por IA. Etiquetar imágenes es el método más popular que un sistema DAM usa para organizar archivos digitales. Etiquetar imágenes permite a los usuarios agregar detalles específicos a los archivos que serán utilizados por la función de búsqueda para ayudar a recuperar los archivos en una etapa posterior.
Para ayudar con el etiquetado preciso, en LightRocket Enterprise hemos desarrollado nuestro propio tesauro propietario. Esta herramienta está diseñada para mejorar y acelerar el proceso de etiquetado al proporcionar una base de datos estructurada de 40,000 términos. Estos se vinculan a sinónimos y formas alternas de los mismos términos, lo que permite a los usuarios agregar rápidamente etiquetas relevantes a lotes de imágenes - también conocido como etiquetado por lotes.
Descubre cómo puedes acelerar tu etiquetado con el tesauro propietario de LightRocket
Es posible que hayas visto a muchos proveedores de DAM hablar sobre etiquetado por IA. Aunque la IA puede simplificar muchas tareas mundanas, es posible que no siempre sea tu mejor opción cuando se trata de etiquetar. La razón es simplemente porque la IA no comprende completamente el contexto. Esto significa que, aunque la IA puede aplicar etiquetas basadas en los elementos que puede identificar dentro de una imagen, no podrá aplicar etiquetas basadas en ningún simbolismo, ni identificar el significado o contexto.
Por ejemplo, si analizara una imagen de dos niños tomados de la mano, la IA podría aplicar las etiquetas 'manos', 'niños', pero probablemente no podrá aplicar las etiquetas 'amistad', 'conexión' o 'apoyo' ya que estos símbolos son cosas que, por ahora, solo comprenden los humanos. Tampoco sabe la relación entre los dos niños: ¿son solo amigos, o son hermanos? No puede detectar su edad, etc.
Lee más sobre IA y gestión de activos digitales
¿Qué Son las Herramientas de Gestión de Activos Digitales?
La gestión de activos digitales se basa fundamentalmente en poner orden a archivos caóticos. Al hacerlo, un sistema DAM te permite liberar el verdadero valor de tus recursos digitales.
La herramienta más importante para lograr este objetivo de organización es el propio sistema de gestión de activos digitales; que a menudo se conoce simplemente como 'DAM'.
Dentro del marco de un DAM, hay muchas herramientas especializadas a tu disposición. Estas incluyen funcionalidades para agregar y editar metadatos, etiquetado, controlar el acceso, gestionar formularios de consentimiento, y mucho más.
En la superficie, puede parecer que todos (o la mayoría) de los proveedores de sistemas DAM ofrecen herramientas similares. Y, sin embargo, bajo la superficie hay diferencias sutiles e importantes.
Dado que invertir en un sistema DAM generalmente es una decisión a largo plazo, recomendamos obtener información detallada no solo sobre los tipos de herramientas (o características) ofrecidas por cada proveedor, sino también sobre cómo estas satisfacerán tus necesidades específicas.
Naturalmente, querrás encontrar un proveedor que ofrezca funcionalidades que te beneficien a ti y a tu organización. También querrás preguntar con qué frecuencia se realizan actualizaciones en el sistema. Dado que la tecnología del software está en constante cambio, los mejores proveedores estarán comprometidos a mantenerse a la vanguardia; desarrollando e implementando actualizaciones de características regularmente.
En LightRocket Enterprise, hemos examinado funcionalidades esenciales como la edición de metadatos y hemos trabajado en refinar cómo funciona, implementando innovaciones diseñadas para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.
Por ejemplo, hemos agregado un campo de descripción adicional único, que permite a los usuarios escribir un párrafo general que se puede aplicar a un lote de archivos antes de agregar información específica relevante para cada activo individual. El sistema también permite modificar estos campos usando 'agregar' y 'reemplazar', asegurando que los datos valiosos no se sobrescriban.
También querrás estar atento a las integraciones. ¿Con qué otras plataformas puede integrarse tu sistema DAM prospectivo - hay integraciones que no ves que probablemente necesitarás? ¿Hay muchas integraciones que nunca usarás? Por ejemplo, la capacidad de incrustar directamente imágenes desde tu sistema DAM en plataformas de redes sociales puede ser esencial para ti, si es así, esta es una integración que querrás asegurar que esté disponible.
La capacidad de integrarse con otras plataformas y de abrazar nuevas tecnologías de IA se están convirtiendo en herramientas esenciales dentro del universo de la gestión de activos digitales.
Lee más sobre cómo la innovación y el servicio son los dos ingredientes esenciales para un sistema DAM a prueba de futuro.
¿Qué Tan Seguro es un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
Esta es la pregunta a la que todos quieren una respuesta tranquilizadora. ¿Estarán seguros nuestros activos? ¿Cuáles son los riesgos del almacenamiento en la nube? ¿Protegerá un sistema DAM mis datos sensibles?
La respuesta honesta es que el riesgo cero no existe. La seguridad se trata de entender a qué riesgos estás expuesto, reconocer que las amenazas de seguridad están en constante evolución y luego desarrollar una estrategia para garantizar que tus riesgos se reduzcan al mínimo absoluto.
La mayoría de los proveedores de sistemas DAM ahora utilizan Amazon Web Services (AWS), que está diseñado para ofrecer once nueves de durabilidad, lo que significa que por cada diez millones de objetos almacenados, podemos esperar sufrir una pérdida promedio de un solo objeto una vez cada 10,000 años, ¡lo cual es bastante bueno! AWS es visto como el 'estándar de oro' del almacenamiento en la nube seguro.
Por supuesto, solo saber que Amazon es el 'más destacado' en cuanto a la durabilidad de sus servidores no hace que sus servidores sean inmunes a un escenario de peor caso. Como resultado, también es importante que tu proveedor de DAM cree instantáneas regulares del disco y copias de seguridad de la base de datos.
Usar AWS no es el único factor que impacta la seguridad de tus activos digitales, aunque es un aspecto importante. Tener un equipo de seguridad dedicado también es una parte esencial del servicio de cualquier buen proveedor de DAM. Al igual que su historial de pérdida de datos.
La seguridad en línea es mucho más que solo mantener archivos seguros en la nube. La seguridad trata de la privacidad, de defenderse de los hackers malintencionados y de mantener seguras las redes. Más allá de las partes fundamentales para mantener seguros los servidores, la seguridad también se trata de la simple necesidad de tu paz mental.
LightRocket Enterprise está activa en todas las áreas de seguridad, manteniendo los activos y sistemas de nuestros clientes tan seguros como sea posible. Entendemos que mantener nuestros sistemas y los archivos digitales de nuestros clientes seguros es un desafío continuo, por lo que contamos con nuestra propia unidad de seguridad dedicada. También es por eso que nunca hemos perdido datos.
Descubre más sobre el mundo en constante evolución de la seguridad en la gestión de activos digitales.
¿Utiliza la Gestión de Activos Digitales IA?
La llegada de la inteligencia artificial (IA) señala el comienzo de una nueva era. La IA ya ha cambiado radicalmente nuestras vidas de muchas maneras, y continuará haciéndolo.
Pero, ¿qué significa esto para la gestión de activos digitales?
Seamos claros, la mayoría de la gestión de activos digitales se trata de preservar activos existentes. Estos activos deben permanecer inalterados para ser considerados como evidencia factual del pasado. Su integridad y valor como artefactos digitales (referencias únicas y creíbles en el tiempo) deben ser considerados sagrados.
Más allá de estos activos digitales existentes, sin embargo, muchos nuevos archivos serán generados por la IA (imágenes, música, video, etc.). Estos ya están inundando el ciberespacio, agregando al volumen de datos en nuestras computadoras y discos duros. Pero los desafíos relacionados con la gestión de activos digitales - la organización de archivos en una base de datos centralizada segura a la que se controla el acceso - siguen siendo en gran medida los mismos.
La IA representa algunas oportunidades significativas para la gestión de activos digitales. En LightRocket Enterprise, ya estamos aprovechando las poderosas capacidades de búsqueda visual de la IA, usando IA para analizar imágenes y generar etiquetas apropiadas. Sin embargo, aunque la IA funciona bien en el etiquetado de atributos físicos en imágenes y videos, todavía carece de comprensión de los mensajes simbólicos que estos archivos visuales pueden llevar. Por ahora, esto sigue siendo una habilidad exclusiva de los humanos. Vemos a la IA como una forma de mejorar las búsquedas visuales sin ofrecer aún un reemplazo confiable para las etiquetas añadidas por humanos.
La IA también es útil en lo que respecta al reconocimiento facial. En el mundo del DAM, el reconocimiento facial impulsado por IA puede integrarse en los flujos de trabajo de gestión de activos digitales. Esto puede ayudar a organizar archivos visuales de acuerdo con las personas que aparecen en ellos. Por ejemplo, una vez que los archivos están etiquetados con una cara determinada, la funcionalidad de búsqueda puede recuperar todos los archivos que contengan la misma cara.
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¿Qué es la Gestión de Activos Multimedia (MAM)?
La Gestión de Activos Multimedia (MAM) se refiere al software y al proceso utilizados para almacenar y organizar grandes volúmenes de archivos ricos en medios, como videos, imágenes y archivos de audio.
Basado en estos tipos de archivos, es fácil ver cómo MAM se originó en las industrias del cine y la radiodifusión. Los sistemas MAM fueron creados para resolver el problema de manejar grandes cantidades de estos archivos ricos en medios. Esto fue especialmente importante en la producción de video, ya que los archivos no solo necesitaban ser almacenados de manera segura, sino que también debían ser fácilmente recuperables.
La gestión de activos multimedia fue inicialmente creada para ayudar a los equipos a organizar archivos de video, multimedia y audio. Los sistemas MAM ahorran tiempo y dinero al hacer que sea más fácil y rápido recuperar archivos relevantes. Si MAM suena bastante similar a DAM, es porque hay muchas similitudes. Pero también hay diferencias.
Dado que MAM se desarrolló inicialmente para resolver los problemas de la producción de video, es algo limitado en su capacidad general para trabajar con otros tipos de archivos. Funciona bien para equipos de radiodifusión y producción (o cualquier equipo que trabaje con un gran volumen de archivos ricos en medios). Sin embargo, a medida que la industria de producción y radiodifusión evoluciona, ya no solo usa videos, imágenes y audio. Por esta razón, más equipos de producción y radiodifusión están optando por utilizar una plataforma de gestión de activos digitales (DAM), ya que estas admiten una variedad más amplia de tipos de archivos.
En lo que respecta a la gestión de activos multimedia (y la gestión de activos digitales, por supuesto), el equipo de LightRocket Enterprise aporta una gran experiencia. Contamos con experiencia de primera mano en flujos de trabajo editoriales donde se ingieren, validan, editan y publican grandes volúmenes de archivos multimedia para su descarga y distribución.
Gestión de Activos Digitales VS. Gestión de Activos Multimedia
La base para todos los sistemas de gestión de activos digitales (DAM) es su capacidad para almacenar de manera segura, centralizar, organizar, controlar el acceso, distribuir de manera segura y hacer que todos los tipos de archivos sean encontrables. Estos mismos principios operativos básicos también se aplican a las plataformas de gestión de activos multimedia (MAM), que están más enfocadas en manejar archivos de video, audio y multimedia.
Encontrarás que la mayoría de los sistemas de gestión de activos digitales tienen una inclinación natural hacia los archivos multimedia porque los activos visuales suelen estar en el corazón de las estrategias de comunicación y forman la base de los archivos institucionales y corporativos. En algunos aspectos, los sistemas DAM son la evolución de los sistemas MAM. Dado que los DAM tienen una mayor capacidad para diferentes tipos de archivos, generalmente se consideran más versátiles. Los sistemas DAM se utilizan para manejar una gama de activos digitales como PDFs, logotipos, imágenes, videos, clips de audio y otros contenidos digitales. A medida que los sistemas DAM han evolucionado y ganado la capacidad de manejar más tipos de archivos, han cerrado la brecha entre sus capacidades y las de los sistemas MAM.
El sistema LightRocket Enterprise se considera un DAM porque maneja PDFs, documentos de Word, archivos de Excel, presentaciones de PowerPoint, así como videos, audios e imágenes. Dicho esto, la mayoría de nuestros clientes utilizan nuestro sistema para gestionar archivos multimedia compuestos principalmente por fotos y videos.
¿Cuál es la Diferencia entre las Plataformas DAM, CMS y CRM?
A medida que la necesidad de sistemas DAM ha aumentado, también lo ha hecho el número de proveedores de DAM. Hoy en día, encontrarás una variedad de sistemas de gestión de activos digitales (DAM), de los cuales LightRocket Enterprise es solo un (excelente) ejemplo.
Es importante diferenciar entre los sistemas DAM, los Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS) y las plataformas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM).
A veces puede parecer que hay una superposición entre los sistemas DAM y las soluciones CMS porque ambos están enfocados en gestionar contenido digital. Pero cuidado, los DAM y las plataformas CMS son dos herramientas muy específicas diseñadas para diferentes escenarios de uso. Además, no hay sustituto que pueda reemplazar el poder de una plataforma DAM.
Tu CMS promedio se trata de publicar contenido en la web. En esencia, un buen CMS te permitirá construir un sitio web dinámico sin tener que saber código. WordPress es quizás el ejemplo más conocido de un CMS. Compra un tema, ajusta algunos parámetros fácilmente accesibles, sube contenido y voilà, tienes un sitio web con aspecto profesional (nota que los sitios de WordPress son notoriamente vulnerables a los hackers).
Sin embargo, puede ser muy útil tener un sistema DAM que se integre de manera fluida con las plataformas CMS, lo cual es algo que LightRocket Enterprise hace muy bien.
Las plataformas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) se centran en la gestión de contactos y el seguimiento de prospectos a través de un embudo de ventas, lo cual es totalmente diferente de un sistema DAM.
Ahora, cuando se trata de sistemas de gestión de activos digitales, también hay matices. Algunas plataformas se inclinan mucho más hacia la gestión de marcas. Un conocido sistema DAM llamado Brandfolder, incluso incluyó una referencia a esta preferencia en su nombre.
Estos tipos de sistemas DAM ponen un mayor énfasis en la gestión del material de marketing y están menos adaptados al desafío más serio de gestionar archivos institucionales y de alto volumen que requieren una clasificación y etiquetado cuidadosos.
No hace falta decir que aquí es donde LightRocket Enterprise destaca. Nuestro sistema está perfectamente calibrado para gestionar archivos grandes, dinámicos y de alto valor, y viene con toda la consultoría y apoyo que un cliente podría necesitar.
Descubre por qué no hay sustituto para un sistema DAM.
¿Qué Buscar en un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
Vamos a simplificarlo. Cuando busques un sistema DAM, al igual que con cualquier otro servicio o producto, tu primera preocupación debe ser la relación calidad-precio.
Esto significa preguntarte: “¿Mi inversión va a ofrecer un retorno suficiente? ¿Vale la pena adoptar este sistema?” Puedes calcular los retornos en términos de tiempo ahorrado, eficiencias ganadas y seguridad proporcionada. Sin embargo, en última instancia, la relación calidad-precio se trata de equilibrio.
Después de todo, podrías encontrar una fantástica plataforma de gestión de activos digitales que esté increíblemente sobrevalorada (hay muchas de ellas) y que no te ofrezca las características o el soporte que necesitas específicamente. Debes buscar un proveedor que te ofrezca un buen equilibrio entre precio y valor. Pero ¿qué deberías buscar al comprar un sistema DAM?
6 factores importantes a considerar al comprar un sistema DAM:
1. Número de usuarios
¿Hay un límite en el número de usuarios que puedes agregar a tu sistema? Si tienes un equipo grande, es posible que quieras considerar buscar un proveedor de DAM que ofrezca usuarios ilimitados (como LightRocket Enterprise).
2. Cantidad de almacenamiento
A medida que tu sistema DAM crece (y créenos, lo hará), es probable que necesites más almacenamiento del que habías anticipado inicialmente. Cuando esto suceda, no querrás encontrarte incapaz de usar toda la capacidad de tu nuevo DAM debido a almacenamiento limitado.
3. Costos ocultos
Todos hemos pasado por eso. Todos hemos comprado un producto bien investigado que se ajustaba a nuestro presupuesto. Uno que creímos iba a proporcionar una solución muy necesaria para nuestro problema, solo para descubrir que no era así.
Algunas letras pequeñas ubicadas en un documento largo y complicado indican que solo eres elegible para un número limitado de características (y generalmente estas ni siquiera son las características que necesitabas, ni las que te atrajeron en primer lugar). Y ¡bam! Te encuentras con costos ocultos que no habías presupuestado. Asegúrate de revisar las letras pequeñas para estar seguro de que estás obteniendo lo que necesitas.
4. Las personas detrás del software
Si estás eligiendo un sistema de gestión de activos digitales, vale la pena mirar a las personas detrás de él. Este punto puede sonar un poco 'vago' en comparación con los otros, pero es una consideración real. Las personas que crearon y gestionan el sistema que elijas no solo impactarán la calidad de tu plataforma, sino también cómo serás tratado como cliente.
Algunas preguntas que podrías hacer son: ¿Cuáles son las credenciales del proveedor? ¿Cuál es su experiencia profesional? ¿Cuánto tiempo llevan en el negocio?
5. ¿Las características coinciden con tus necesidades?
Este puede parecer obvio, pero te sorprendería la cantidad de veces que hemos visto negocios que han invertido en una plataforma DAM que no satisface sus necesidades específicas.
Mira detenidamente las características ofrecidas por cada proveedor y haz tantas preguntas como sea posible. Trata de imaginar tu flujo de trabajo tal como es ahora, y luego imagina cuán eficiente podría ser. Y luego, verifica si el proveedor que estás considerando ofrece una solución que se ajuste a tus necesidades. Si hay características que necesitas pero que actualmente no forman parte de la plataforma, pregunta si sería algo que considerarían desarrollar para ti.
6. Servicio y formación
Solimos decir esto mucho, pero lo diremos de nuevo: recuerda que no solo estás comprando un software; estás invirtiendo en un servicio, software como servicio (SaaS) para ser exactos. Esto significa que querrás revisar a fondo qué tipo de soporte y formación se ofrece como parte de tu paquete.
Probablemente querrás evitar proveedores que tomen un enfoque de “enchufar y usar”. Los sistemas DAM son herramientas poderosas pero pueden llevar algo de tiempo aprender a usarlas de manera efectiva, así que querrás buscar un proveedor que ofrezca formación y soporte suficiente. En un mundo ideal, encontrarás un proveedor que ofrezca soporte en forma de una persona real, y no una serie de bots y números de casos.
En última instancia, deseas encontrar un proveedor que se ajuste a tus necesidades, que esté dentro de tu presupuesto (sin costos ocultos), y que ofrezca soporte y formación continuos.
¿Quieres saber más? Descubre 4 cosas importantes a considerar al comprar un sistema DAM.
O lee más sobre cómo elegir un sistema de gestión de activos digitales que funcione para ti.
Trabajos en Gestión de Activos Digitales: ¿Qué Hace un Administrador DAM?
Como en cualquier industria en crecimiento, el maravilloso mundo del DAM está viendo una creciente necesidad de profesionales especializados en la gestión de archivos.
No hace falta decir que la persona que gestiona tus activos digitales debería ser la misma persona que gestiona tu sistema de gestión de activos digitales. ¿Por qué? Porque si tienes suficientes activos digitales para justificar la inversión en un sistema DAM, entonces necesitarás a alguien que sepa cómo trabajar con tu sistema.
Las necesidades siempre varían según el tamaño del negocio y la estructura organizativa, pero al final del día, debe haber una persona cuyo rol sea (al menos parcialmente) gestionar tu archivo digital.
¡Entra el Administrador de Gestión de Activos Digitales (DAM)! Hay algunas variaciones en este título, pero para este propósito usaremos DAM Manager para referirnos a cualquiera que gestione un archivo digital.
A menudo nos sorprende que muchas organizaciones grandes tengan problemas con sus archivos digitales en expansión. Incluso si son conscientes de que enfrentan un problema, puede que no siempre vean el valor de invertir en los recursos humanos (y de software) necesarios para resolver el problema.
Tu Administrador DAM ideal es alguien que tenga un ojo para los detalles, que esté apasionado por la conservación, que entienda los diferentes tipos de archivos y que, como bono, pueda tener una cualificación en ciencias bibliotecarias. Un Administrador DAM debería convertirse en la persona de referencia para todas las preguntas sobre archivos y gestión de medios y debería ser un ferviente promotor de la plataforma DAM de tu organización.
Comprar un sistema DAM es solo un paso hacia la resolución del desafío de la gestión de activos digitales; desplegar tu DAM, poblarlo, promoverlo y mantenerlo actualizado son todas razones por las cuales los sistemas DAM necesitan Administradores DAM. O al menos, necesitan un administrador designado para supervisar los problemas de gestión de activos digitales.
La primera tarea de un Administrador DAM es establecer protocolos, determinando qué archivos se pueden enviar, qué metadatos deben añadirse al contenido subido, quién debería tener acceso a qué, dónde deben establecerse los umbrales de calidad, y cómo deben definirse el sistema y los flujos de trabajo para adaptarse mejor a los contornos únicos de tu organización.
Tu Administrador DAM deberá supervisar el contenido entrante, gestionar a los colaboradores, rastrear el uso y las descargas, e interactuar con el proveedor de tu plataforma DAM. Un buen Administrador DAM siempre tendrá un ojo en el horizonte, evaluando cómo están funcionando las cosas ahora e imaginando cómo se pueden mejorar en el futuro.
¿Quieres saber más sobre el rol de un Administrador DAM? Lee el blog a continuación.
¿Cómo Migrar Activos Existentes a un Sistema DAM?
Para muchas organizaciones, saber que necesitan una solución para sus archivos digitales en expansión, fragmentados y caóticos es una cosa. Imaginar cómo miles (o incluso decenas o cientos de miles) de archivos pueden ser migrados de forma segura a una nueva plataforma DAM centralizada es otra.
Tu proveedor de sistema DAM debería encargarse del proceso de migración de archivos, asegurando que tu migración sea suave y rápida. El objetivo es poner en funcionamiento tu nuevo sistema DAM con la máxima eficiencia y en el menor tiempo posible.
El primer paso es la evaluación. Para estimar las complejidades y desafíos asociados con cualquier migración, tu proveedor de sistema DAM necesitará saber cuánta data estará involucrada, así como la composición de esa data (especialmente en términos de tipos de archivo).
La siguiente fase del proceso de migración implica una revisión de las ubicaciones de origen. ¿Dónde están almacenados tus archivos? ¿Migrarás desde discos duros, desde un servidor o desde un proveedor de servicios heredado? Una vez que tu proveedor de servicios tenga una idea de la escala y una comprensión de dónde se migrarán tus archivos, su equipo probablemente auditará el estado de tu archivo en términos de metadatos.
Por ejemplo, para asegurar la máxima compatibilidad, el sistema DAM LightRocket Enterprise ha sido construido para adaptarse a los campos de metadatos estándar, a menudo llamados IPTC o XMP. Estos son los campos de metadatos que encontrarás en las herramientas de gestión de imágenes más comunes como Photoshop, LightRoom o Photo Mechanic.
Si los metadatos originales en tus archivos cumplen con los estándares IPTC/XMP, migrar tus archivos debería ser una transición simple desde la fuente directamente a tu nuevo sistema DAM, que debería leer y mostrar automáticamente cualquier metadato estándar existente.
Si por alguna razón, los metadatos originales de tus archivos no son estándar, tampoco debería ser un problema. Es probable que tu proveedor DAM necesite mapear los metadatos originales desde los campos de origen, para que se migren a los campos IPTC de destino en tu sistema.
Descubre más sobre cómo desmentir el mito de la migración DAM, y por qué migrar tu sistema DAM no debería ser un dolor de cabeza.
¿Quién Necesita un Sistema de Gestión de Activos Digitales?
Los datos digitales se han convertido en la sangre vital de nuestras vidas profesionales y sistemas globales. En el transcurso de solo unas pocas décadas, hemos pasado de lo analógico a lo digital. Los documentos en papel han sido reemplazados por PDFs. El film fotográfico por archivos digitales. Las películas en celuloide por el cine digital.
Se suponía que la revolución digital iba a hacer la vida más eficiente, simple, menos desordenada, y en muchos aspectos lo ha hecho. Por otro lado, hemos reemplazado un desafío con otro. Donde antes necesitábamos archivar documentos y fotos en cajones y armarios, ahora escondemos sus contrapartes digitales en discos duros y servidores.
En respuesta a la pregunta “¿quién necesita un DAM?”, se podría decir que “casi todo el mundo”. Más razonablemente, se podría argumentar que cualquier organización con un archivo digital que necesite conservar, compartir y a la que se le necesite algún grado de control de acceso, necesita un DAM.
En LightRocket Enterprise, nuestra experiencia ha sido que de hecho hay muy pocas empresas, instituciones y organizaciones que no se beneficiarían de un sistema DAM. Incluso si algunas de ellas aún no lo saben.
Piensa en museos, escuelas y universidades, instituciones de investigación, ONG y organizaciones internacionales. Todos estos lugares tienen archivos digitales que son fundamentales para el funcionamiento de la organización.
Cuando se trata de organizaciones más grandes (como la Organización Mundial de la Salud, la Unión Europea de Radiodifusión o la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual), la necesidad y el valor de una plataforma DAM son bastante obvios. Estas grandes organizaciones han acumulado archivos vastos y valiosos que necesitan ser conservados.
Tales organizaciones documentan activamente sus actividades, y a menudo se les pide que usen el poder de los medios (fotos y videos en particular) para comunicarse con el público sobre temas relacionados con su mandato central. Para tales organizaciones, un DAM potente es esencial.
Pero los sistemas DAM no se limitan a grandes organizaciones. Da un paso al lado por un momento e imagina el ámbito comercial. Más escenarios de DAM comienzan a surgir. Cualquier empresa que fabrique y venda productos físicos va a acumular grandes cantidades de activos digitales: material de marketing, imágenes de productos en desarrollo, fotos promocionales, fotos de productos dañados. Casi todos los aspectos de este tipo de negocio se beneficiarán de un sistema de gestión de activos digitales centralizado, organizado, controlado por acceso y seguro.
Descubre por qué los sistemas DAM son plataformas útiles que la mayoría de las organizaciones nunca supieron que necesitaban.
Gestión de Activos Digitales para Organizaciones No Lucrativas
Muchas organizaciones no lucrativas, especialmente en el sector de ayuda de emergencia, se encuentran en la vanguardia de la historia. Realizan investigaciones y trabajos de campo que impactan las vidas de muchos en todo el mundo. Los activos visuales se crean cuando las organizaciones no lucrativas documentan su trabajo, se utilizan cuando promueven su mandato y son esenciales cuando se dirigen a posibles donantes para obtener financiamiento.
Como puedes imaginar, estos valiosos activos digitales deben ser indexados, etiquetados, almacenados de forma segura y ser fácilmente accesibles para equipos en todo el mundo. Como resultado, el trabajo de estas ONGs, almacenado en sus archivos digitales, se ha convertido en una parte vital de nuestro patrimonio global.
Para las organizaciones no lucrativas (como la Organización Mundial de la Salud), un sistema DAM es una herramienta fundamental y esencial que les permite preservar la historia, contar historias que necesitan ser contadas y recaudar fondos para apoyar su invaluable trabajo.
En LightRocket Enterprise, nos encanta el sector no lucrativo. En parte porque nos gusta trabajar con personas cuyo objetivo es generar un cambio positivo en nuestro mundo, y en parte porque sabemos que las ONGs dependen de poder ingerir y distribuir medios para continuar con su trabajo impactante.
Descubre cómo la Organización Mundial de la Salud está aprovechando el DAM de LightRocket Enterprise.
Gestión de Activos Digitales para Pequeñas Empresas
Es sorprendente cuántas pequeñas empresas podrían beneficiarse de implementar un sistema de gestión de activos digitales. Solo comienza a sumar cuántos aspectos de cualquier negocio probablemente implican la creación de activos multimedia: documentar conferencias, exposiciones, ceremonias de firma, nuevos productos, material de marketing, materiales de marca, retratos corporativos, videos, y más.
Lee más sobre cómo esta pequeña empresa, Alexander Lamont utiliza nuestra plataforma DAM para procesos en todo su negocio, desde la fabricación hasta las ventas.
Ahora imagina cuánto tiempo se puede perder corriendo en círculos improductivos tratando de encontrar un archivo que sabes que existe pero que simplemente no puedes recuperar. Y todos saben que en los negocios, el tiempo perdido es dinero perdido.
Sin centralización, los activos digitales esenciales relacionados con el desarrollo y la estrategia de tu empresa se dispersan por toda la organización. Quizás incluso haya archivos sensibles en tus archivos y, sin un sistema para gestionarlos, no hay forma de saber quién puede ver qué contenido.
Pero, ¿vale la pena invertir en un sistema de gestión de activos digitales? Muchas pequeñas empresas probablemente sientan que comprar un sistema DAM es un lujo que no pueden permitirse. Y para algunos de los precios que existen, eso podría ser cierto. Sin embargo, hay proveedores, como LightRocket Enterprise, que ofrecen un sistema de precios flexible que puede adaptarse a la escala y necesidades de sus clientes.
Lee más sobre cómo estos clientes están utilizando la fuerza de un sistema DAM en sus organizaciones.
Gestión de Activos Digitales para Fotógrafos y Agencias Fotográficas
Con profundos antecedentes en fotografía (ambos cofundadores provienen de un trasfondo de fotoperiodismo), sabemos exactamente cuán valioso puede ser un sistema de gestión de activos digitales para fotógrafos y agencias fotográficas.
Reflejando nuestra experiencia editorial de primera mano (hace tiempo incluso tuvimos nuestra propia agencia fotográfica), la funcionalidad central y la interfaz del sistema DAM de LightRocket Enterprise se desarrollaron a partir de nuestra comprensión de los flujos de trabajo de fotógrafos y agencias fotográficas.
Con esto en mente, podemos decir con certeza que los fotógrafos y las agencias fotográficas pueden beneficiarse enormemente del uso de un sistema de gestión de activos digitales.
Descubre cómo las agencias fotográficas pueden beneficiarse del uso de un sistema de gestión de activos digitales.
Quizás la característica más importante de un DAM para fotógrafos y agencias fotográficas es la eficiencia y la velocidad con la que el sistema captura metadatos esenciales. El quién, qué, por qué, cuándo y dónde de un activo multimedia es un aspecto crucial de cualquier fotografía, video (o archivo de audio, para el caso). Se trata de ofrecer eficiencia y velocidad sin comprometer la necesidad de metadatos esenciales.
Nuestra credibilidad en este campo se refleja en parte por una asociación de larga data con el líder de la industria, Getty Images. Las agencias fotográficas seleccionadas que utilizan el DAM de LightRocket Enterprise pueden enviar archivos directamente a la plataforma de Getty (aunque los archivos primero son revisados por un equipo de editores de LightRocket Enterprise). Más de un millón de imágenes ya han pasado por nuestra plataforma DAM y ahora están disponibles en Getty.
Descubre más sobre cómo la agencia fotográfica SOPA Images se beneficia de la Gestión de Activos Digitales.
Gestión de Activos Digitales para Museos
La preservación es un aspecto crucial del valor que proporcionan los sistemas de gestión de activos digitales. No hace falta decir que los sistemas DAM deberían considerarse como una herramienta esencial para casi cualquier museo.
La estructura y la ética de un DAM, así como su compromiso con la clasificación y el almacenamiento de artefactos digitales valiosos, reflejan el propósito fundamental de los museos.
En nuestra era digital, no hace falta decir que se ha convertido en una necesidad para los museos mantener registros digitalizados de los tesoros que almacenan y comparten.
Implementar un sistema DAM empodera a los equipos de los museos al proporcionarles las herramientas que necesitan para garantizar que sus archivos estén seguros, centralizados y accesibles cuando los necesiten.
Para muchos museos, su sistema DAM se convierte en una parte esencial de su infraestructura digital, e incluso ofrece al público acceso controlado a material que de otro modo podría permanecer fuera de vista. Los sistemas DAM tienen la capacidad de hacer que el contenido raro e histórico sea tan público o privado como el museo elija.
Los sistemas de gestión de activos digitales proporcionan no solo seguridad para los archivos digitales de un museo, sino que también permiten que estos archivos se vuelvan buscables.