Estudio de Caso de Gestión de Archivos Digitales de Alexander Lamont Design Company
Apoyando las ventas de productos desde el diseño hasta la fabricación y más allá
Resolviendo problemas universales
Cada empresa, al igual que cada individuo, tiene su propia identidad. Es difícil señalar un único factor que forme la identidad, así que simplemente lo llamaremos 'la fusión de un cóctel único de elementos'. Las personas, los lugares y el momento juegan su papel en la creación de la identidad única de cada empresa.
El hecho de que LightRocket haya evolucionado para servir a tantas organizaciones sin fines de lucro no solo refleja nuestros valores como individuos (aunque esto juega un papel importante), sino también las raíces de los fundadores en la fotografía editorial, encuentros fortuitos y nuestro descubrimiento de un mercado de nicho que necesitaba ser servido.
Si eres una empresa de diseño, una fábrica o un administrador de archivos de una escuela que está leyendo esto, probablemente te preguntes si LightRocket podría ser para ti.
Aquí está la buena noticia (para ti y para nosotros): la respuesta es un 'sí' incondicional y rotundo.
En esencia, todos los sistemas de gestión de activos digitales están diseñados para resolver los mismos problemas universales de gestión de archivos y medios: la necesidad de centralizar, controlar, recuperar y preservar archivos. Estos son los pilares de la gestión de medios. El esqueleto sobre el cual construimos la carne de nuestros sistemas: interfaz, funcionalidad y diseño del software.
Así que, con un cierto grado de confianza (en esta universalidad), presenté nuestro sistema a la muy elegante y prestigiosa empresa de diseño Alexander Lamont, que desde entonces se ha convertido en un cliente de larga data de LightRocket.
Respondiendo a las necesidades específicas de un negocio de diseño
Para ser claros, el ADN de un negocio como 'Alexander Lamont' es muy diferente de las estructuras burocráticas vastas y nebulosas que dominan algunos de nuestros grandes clientes sin fines de lucro como la Organización Mundial de la Salud (OMS) y la Oficina Internacional de Migración (OIM). Sin embargo, esos pilares universales que mencioné anteriormente (centralización, control, recuperación y preservación) siguen siendo válidos.
La primera realidad para cualquier empresa que busca vender un producto es que ese producto debe ser visto. Para que un producto sea visto y apreciado, debe ser representado (fotografiado). No cabe duda de que en un contexto donde el primer contacto con muchos clientes es en línea, las imágenes se vuelven rápidamente vitales para la adquisición de clientes y el desarrollo del negocio.
A primera vista, esperábamos que Lamont fuera un cliente relativamente pequeño. Aquí había una empresa con unos 100 empleados, cuando regularmente tratamos con clientes que tienen números de personal en los miles. Qué equivocados estábamos.
El tamaño no importa
El fotógrafo dedicado de Lamont registra cada producto en cada etapa del ciclo de producción (incluso cuando los productos necesitan reparación). Pronto quedó claro que Lamont estaba gestionando un archivo de imágenes importante que alcanzaba cientos de miles de archivos. Además, esta no era una colección estática, sino que estaba en rápida expansión.
La belleza del sistema LightRocket es que, una vez que un archivo está centralizado en uno de nuestros servidores, el tamaño no importa. Nuestros clientes disfrutan de total libertad para acumular y gestionar archivos que pueden ser tan grandes como deseen, con archivos de cualquier tipo y tamaño. Esta libertad hace de LightRocket una solución para todos los tamaños.
Respondiendo a un flujo de trabajo único
Muchos de los clientes de LightRocket representan escenarios clásicos de archivo. Los archivos se ingieren y se gestionan centralmente para distribución controlada. El mandato típico es la preservación del patrimonio y la comunicación. Para muchas organizaciones grandes, gestionar su archivo representa una parte integral de su responsabilidad histórica.
No es así para Lamont, que decidió mantener la mayor parte de su archivo interno y ocultar su biblioteca de medios de la vista pública (Lamont utiliza su sitio web de marketing para mostrar sus productos).
Para Lamont, el caso de uso de LightRocket se centró en permitir que los miembros de su equipo de ventas accedieran a imágenes de productos y en registrar las diversas etapas del proceso de producción del equipo de desarrollo de productos.
Las imágenes también se utilizan para el control de calidad e incluso para registrar reparaciones cuando es necesario. En resumen, todo el ciclo de vida del producto, desde las primeras etapas de producción hasta estar listo para la venta y más allá, se fotografía e ingresa en la plataforma LightRocket de la empresa.
Todos están involucrados
Lo emocionante de introducir un sistema de gestión de activos digitales como LightRocket en un contexto empresarial como Alexander Lamont, es que un sistema aparentemente marginal rápidamente se convierte en el corazón del negocio.
Casi todos en una posición de responsabilidad entra en contacto con la plataforma LightRocket: personal de ventas, gerencia ejecutiva, diseñadores y desarrolladores de productos, el equipo de control de calidad y marketing, y, por supuesto, el fotógrafo dedicado de la empresa. Cuando visito Lamont para dar sesiones de capacitación periódicas o actualizaciones sobre nuevas funcionalidades, siempre me sorprende encontrarme en una sala de reuniones llena. Parece que todos están involucrados.
Etiquetar con códigos de productos facilita la búsqueda de archivos
Alexander Lamont diseña y fabrica muebles y artículos de decoración interior increíblemente hermosos: mesas, armarios, lámparas, etc. El problema es que no hay solo una mesa, lámpara o armario, sino cientos de ellos.
Esto hace que sea imposible etiquetar imágenes usando términos estándar como 'mesa' o 'lámpara', etc. Sin embargo, dado que cada producto tiene su propio código de identificación único, el equipo de Lamont pronto descubrió que al usar estos códigos como etiquetas / palabras clave, podían recuperar fácilmente archivos (y por lo tanto productos) cuando los necesitaban, sin importar cuántos cientos de miles de archivos haya en su archivo. La moraleja de la historia para cualquier archivo, sea cual sea la organización, es que etiquetar es esencial.
Carpetas y privilegios de acceso mantienen el contenido seguro pero accesible
Las opciones de estructura de carpetas proporcionadas por LightRocket permitieron a los administradores de archivos de Lamont segmentar eficientemente su archivo, asegurando que el contenido relevante estuviera fácilmente disponible para quienes lo necesitaban. Luego, el equipo ideó una forma inteligente de distribuir permisos, de modo que su archivo estuviera seguro pero aún accesible para los miembros del equipo apropiados.
A continuación, descubrieron cómo compartir archivos de manera segura con clientes y miembros del equipo específicos utilizando la potente función de 'enviar por enlace' de LightRocket, que permite a los usuarios determinar quién recibe un enlace, cuántas veces se puede usar un enlace e incluso permite a los usuarios redimensionar archivos si es necesario.
Un sistema integral de gestión de medios que puede adaptarse a diversos escenarios
La verdad es que el conjunto integral de características de LightRocket, su interfaz intuitiva y la flexibilidad incorporada en el sistema, lo convierten en una de las soluciones de gestión de activos digitales más versátiles en el mercado. La clave es nuestro enfoque preciso en los pilares básicos de una buena gestión de medios combinado con una comprensión de que el software y sus creadores deben evolucionar y ser receptivos a los requisitos de sus usuarios. Nuestro objetivo es proporcionar software como un servicio no solo en nombre, sino en realidad.