Organización Mundial de la Salud (OMS)
Liberando el Valor de un Archivo Global de Salud
Empieza Pequeño - Piensa Grande
Gestionar activos digitales para una organización importante como la OMS es un desafío de proporciones gigantescas.
Como en cualquier gran empresa, a menudo es mejor empezar pequeño y aprender a medida que avanzas. En el caso de nuestra colaboración con la OMS, hicimos precisamente eso. Inicialmente comenzamos a trabajar con una oficina regional (Oficina Regional para el Pacífico Occidental - WPRO) en la capital de Filipinas, Manila.
A través de una estrecha cooperación con el equipo altamente motivado de WPRO en Manila, pudimos demostrar rápidamente el poder y el potencial del Sistema de Gestión de Activos Digitales de LightRocket.
Capacitación
Nos gusta pensar que uno de los aspectos menos importantes de nuestro servicio es la capacitación. No porque no queramos capacitar a nuestros clientes (¡por supuesto que lo hacemos!), sino porque hemos trabajado arduamente para garantizar que LightRocket sea tan intuitivo que la capacitación se vuelve rápida y sencilla.
Décadas de experiencia nos han enseñado que al establecer buenas prácticas y desarrollar flujos de trabajo personalizados para las necesidades de nuestros clientes, podemos liberar el máximo valor de nuestra plataforma. Sin embargo, aunque un gran software facilita flujos de trabajo sin fricciones y proporciona estructura, los miembros capacitados del equipo siguen siendo una parte vital del proceso.
Todo lo cual quiere decir que, saltamos pronto con WPRO para proporcionar capacitación y consultoría en el sitio y de forma remota al equipo. Discutimos en detalle cómo LightRocket podría adaptarse a los requisitos específicos de la OMS. Analizamos nuevas funciones que podrían potenciar el sistema.
Our archives are now organised, accessible and secure. A great platform with friendly and professional support.
Marie Villemin Partow
Head of Records and Archives, World Health Organization
Un Gran Avance
Desarrollando flujos de trabajo eficientes y apropiados a través de la consulta y revelando las diversas formas en que el sistema de gestión de activos digitales de LightRocket puede liberar el valor de un archivo, la noticia comenzó a extenderse a otras regiones.
Aquí había una empresa que no solo había firmado su sistema con una vaga promesa de servicio postventa. LightRocket estaba en ello a largo plazo y estaba listo para compartir su experiencia como socio con su cliente.
No pasó mucho tiempo antes de que estuviéramos en conversaciones con la Oficina Central de la OMS en Ginebra.
Fue un gran avance - tanto para LightRocket como para la OMS.
Siguió un proceso de evaluación altamente competitivo. La funcionalidad de LightRocket se midió frente a otros proveedores de DAM, nuestro equipo fue examinado y nuestras credenciales fueron verificadas.
LightRocket no es una máquina de marketing. Somos, ante todo, comprometidos con la calidad de nuestro producto. El marketing es lo que tenemos que hacer, no lo que nos encanta hacer.
Después de meses de consulta, comparación con la competencia y debate interno, LightRocket fue finalmente adoptado por el equipo de archivo de la OMS en Ginebra.
Globalización
Viendo el potencial de LightRocket, el equipo de archivo en la sede de la OMS en Ginebra rápidamente se centró en formas de obtener el máximo valor posible del sistema.
La indexación se priorizó, mientras el equipo de la OMS se ocupaba de asegurar que la ingestión y anotación de archivos estuviera estandarizada. Desde el primer día, el equipo estaba mirando hacia el futuro, asegurando que las inversiones en tiempo y experiencia fueran siempre a largo plazo.
La lógica de un sistema de gestión de activos digitales tiende naturalmente hacia la centralización. La fragmentación y dispersión de activos digitales es uno de los problemas principales que los sistemas DAM fueron creados para resolver, y LightRocket no es diferente.
En el contexto de una organización global compuesta por regiones distintas e independientes, cada una con sus propias colecciones de archivo, esto planteaba un desafío distintivo.
Aunque tenía sentido centralizar los archivos de la OMS, simplemente no era posible, política o prácticamente, pedir de repente a las oficinas regionales que enviaran sus archivos multimedia a la oficina central. Incluso si eso hubiera sucedido, habría creado una carga de trabajo inmanejable para el equipo en la sede.
La solución, se decidió, podría entregarse creando un portal de búsqueda que permitiera a los usuarios buscar en todas las colecciones de la OMS desde un solo lugar, mientras se permitía a cada región mantener el control sobre cómo y por quién se utilizaban sus archivos.
Trabajando en estrecha colaboración con la OMS, el equipo de desarrollo de LightRocket se puso en acción, tejiendo una serie de archivos regionales que usan LightRocket para gestionar sus archivos de forma independiente.
El resultado fue la creación del portal de búsqueda global de la OMS. Los usuarios ahora pueden visitar cada archivo individual de cada región o pueden explorar los recursos globales de la OMS a través del portal de búsqueda global, realizando consultas de uso a los administradores correspondientes del archivo al que pertenece cualquier activo dado.
Progreso a Través de la Colaboración
La historia de la OMS con LightRocket es un ejemplo de cómo un proveedor de software puede convertirse en un consultor y socio colaborativo con su cliente.
Nuestro objetivo es crear un gran software y asegurarnos de que nuestros clientes obtengan el máximo valor posible de nuestros sistemas. Entendemos que no hay dos clientes iguales, que cada organización tiene sus idiosincrasias, y que es nuestro rol responder y adaptarnos a estas especificidades.
Al trabajar con la OMS, al aprender cómo está estructurada su organización y al entender tanto sus necesidades como limitaciones, hemos podido asegurar que LightRocket evolucione para satisfacer las necesidades de la OMS hoy y en el futuro.